Assistant Manager Fonction Support H/F

Ekolis

À propos d'Ekolis

Depuis plus de 10 ans, Ekolis développe et fabrique en France des solutions technologiques destinées à la gestion des flottes, à la performance énergétique et à la sécurité des usagers.
Dans un contexte de croissance et d'amélioration continue, nous renforçons notre équipe support et administrative afin d'améliorer la qualité de service et l'efficacité opérationnelle.

Votre rôle

Rattaché(e) à la Direction Administrative et Financière, vous occupez un poste clé et polyvalent, mêlant opérations administratives clients/fournisseurs, support à la supply chain, et structuration des méthodes et process d'archivage.
Vous jouerez un rôle essentiel dans la fluidité des opérations quotidiennes et la fiabilité des informations internes.

Missions principales

1. Suivi administratif clients et fournisseurs
- Préparation et envoi des factures clients, suivi des paiements et relances.
- Gestion des prélèvements et relation avec le factor (création clients, garanties, transmission documents).
- Création des codes articles, saisie des factures fournisseurs, suivi des réceptions.
- Suivi des contrats, protocoles, tableaux de bord et éléments nécessaires aux clôtures mensuelles.

2. Pilotage et optimisation des documents & processus
- Mise en place de méthodes d'archivage numérique pour tous les documents de la société.
- Déploiement et amélioration de processus documentaires : traçabilité, classement, versioning, accès utilisateurs.
- Veille au respect des bonnes pratiques et amélioration continue.

3. Support administratif transversal
- Mise à jour de fichiers de suivi, reporting régulier.
- Gestion du courrier, des assurances, consommables et prestation des locaux (ménage, téléphonie), accueil téléphonique.

4. Assistant gestion des expéditions clients et flux matériels
- Aide à la préparation des bons de commande et bons de livraison dans l'ERP.
- Aide à la préparation, envoi et suivi des expéditions clients / prestataires / techniciens.
- Gestion des réceptions et retours matériel.

Profil recherché

- Formation Bac +2/+3 en gestion, administration ou équivalent.
- Première expérience polyvalente en PME appréciée.
- Aisance sur les outils bureautiques (Excel, Outlook) et sur un ERP.
- Rigueur, sens de l'organisation, fiabilité et bonne communication.
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à travailler en équipe.

Pourquoi nous rejoindre ?

- Un poste varié et responsabilisant au coeur d'une entreprise dynamique et innovante.
- Une vision d'ensemble sur les opérations internes : clients, expéditions, finance, organisation.
- Un rôle structurant dans la mise en place de méthodes et bonnes pratiques.

Une équipe bienveillante et investie.

Type d'emploi : Temps plein, CDI
Rémunération : 27 000,00€ à 29 000,00€ par an
Lieu du poste : En présentiel