Assistant - Assistante de Direction H/F

Ferrepsy

La FERREPSY Occitanie favorise et soutient les actions qui visent à améliorer la santé mentale et la qualité des soins en psychiatrie.
Pour cela, elle : - fédère les acteurs en impulsant une dynamique collective et constructive pour les établissements engagés en psychiatrie et santé mentale en Occitanie.- anime le territoire en organisant des espaces de concertation, de réflexion et de partage propice à l'émergence de solutions et actions innovantes adaptées aux territoires- diffuse les savoirs et enrichie les connaissances et les pratiques grâce à ses manifestations scientifiques et actions de formation- soutient les acteurs en les accompagnant dans leurs projets et actions en lien avec nos missions- dynamise la recherche en encourageant les initiatives et favorisant les collaborations afin d'amplifier la dynamique de recherche régionale.

Pour mener à bien ces différentes missions, la FERREPSY recherche aujourd'hui un.e assistant.e de direction.

Missions

Fonctions supports :

- Assurer la permanence téléphonique de la FERREPSY
- Gérer le courrier entrant et sortant (papier et électronique depuis la boite mail générique)
- Mettre à jour les listings des membres et des partenaires
- Assurer la gestion des conventions de partenariats
- Assurer le soutien à la gestion des instances (AG, bureau, Conseil scientifique, bureau exécutif)
- Assurer la gestion du matériel et des commandes de fournitures administratives

Manifestations scientifiques :

Assurer les relations organisationnelles entre le référent de la journée, le comité d'organisation, et le comité scientifique de la journée (convocations et planning de réunion du CS, CR de réunions)

En lien avec la responsable des journées scientifiques, dans le respect des orientations du conseil scientifique et du comité d'organisation :
- Assurer la gestion de la logistique évènementielle/prestataires : réservation salle, traiteurs, matériel, etc.
- Assurer les relations avec le public avant et après leur inscription : réponse aux besoins d'informations, inscriptions, invitation
- Soutien à la gestion des relations avec les partenaires financiers : envoi des conventions, gestion des stands
- Soutien aux relations avec les intervenants : listing, invitation, infos logistiques (besoins, relances, etc.)
- Préparer la logistique de la journée : préparation du matériel, installation, accueil du public, relation avec les partenaires, les prestataires
- Assurer le suivi post-évènement : MAJ du listing de présence, envoi des attestations de présence

Dans un second temps et au regard de l'évolution de la composition de l'équipe :

ViaPsy :
- Assurer la gestion du secrétariat ViaPsy (mails, téléphone, agenda)
- Préparer les COPIL départementaux
- Mettre à jour de la base de données existantes de ViaPsy

Recherche :

- Assurer la gestion du secrétariat des projets de recherche (mail, téléphone, agenda, planification et rédaction de CR de réunions, etc)
- Mettre en forme, suivre et classer les documents essentiels
- Préparer les dossiers administratifs pour la mise en place des centres investigateurs

Conditions d'exercice :
CDI - 37,5 h avec RTT - télétravail possible.