Assistant Accueil et en Gestion Administrative pour le Sefca Département Santé Umdpcs H/F

Université Bourgogne Europe (UBE)

En lien avec l'adjoint au responsable administratif, le responsable administratif et le directeur du SEFCA, le poste d'accueil et de Gestionnaire Administratif se charge de la gestion administrative quotidienne du service. Il traite les différentes inscriptions administratives et saisies vacations, dans le logiciel SAGHE. Il alimente en données d'exploitation le système d'information.

Activités principales du poste :

- Réaliser l'accueil physique et téléphonique pour informer, orienter et accompagner les divers publics de la formation continue (interne et externe) et assurer le lien entre ces usagers et les personnels du service, en établissant la communication entre eux
- Traiter les mails au niveau du service, gestion de l'adresse générique du service avec diffusion des réponses apportées aux différents interlocuteurs correspondants
- Gérer le courrier; le réceptionner, le distribuer aux intéressés et assurer la traçabilité via un tableau de bord et en assurer son suivi. Dispatching des commandes suivant le destinataire concerné
- Diffuser, réceptionner les dossiers d'inscription administrative (mail, courrier externe ou interne) et enregistrement de ces dossiers. Editer ponctuellement des listes d'émargement vierges à la demande des stagiaires
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement du service, à l'oral et à l'écrit
- Distribuer ces dossiers aux assistants de formations en charge de la formation concernée
- Saisir des Inscriptions Administratives dans Apogée et gestion et suivi sous EUDONET
- Gérer les contrats et conventions de formation: envoyer aux futurs stagiaires le dossier de formation continue, en assurer le retour et le pointage, établir les devis de formation, subsidiairement aux ingénieurs de formation, établir les contrats, conventions et avenants de formation, relancer les retardataires, suivi des dossiers et des émargements.
- Editer et envoyer en recommandé avec accusé de réception des attestations de réussite, relevés de notes et diplômes
- Réaliser la liaison avec la facturation interne du service via les dossiers partagés, gestion du règlement des frais IA et des frais de formation (chèques/ espèces)
- Etablir les attestations de suivi et d'assiduité, classement des dossiers, attestations de présence

Gestion des dossiers vacataires:

- Informer et accompagner les vacataires intervenants dans les formations, afin qu'ils puissent s'enregistrer et établir leurs dossiers vacataires sur la plateforme SAGHE
- Pré-examiner les dossiers vacataires dans SAGHE
- Centraliser et saisir les heures prévisionnel des vacataires
- Les valider auprès des Chargés d'ingénierie
- Réajuster les heures réalisées dans SAGHE
- Faire valider auprès de la direction du SEFCA les tableaux de bord