Secrétaire de Scolarité H/F

Université Haute Alsace - Mulhouse

Mission

La mission du Secrétaire de scolarité est d'assurer les tâches administratives et de gestion courante au niveau de la scolarité des départements GEA (Gestion des Entreprises et des Administrations) et MLT (Management de la Logistique et des Transports).

Activités principales

· Suivre l'évolution, diffuser et appliquer l'information relative aux procédures de mise en oeuvre de la réglementation afférente à l'organisation et au fonctionnement de l'enseignement supérieur, de l'UHA et de ses composantes.

· Accueillir, informer et orienter les étudiants, les enseignants vacataires, les personnels et les visiteurs.

· Gérer, traiter et éventuellement diffuser les informations écrites (courriers, messagerie électronique, etc.) et orale.

· Organiser la logistique des réunions et des évènements.

· Assurer la gestion des examens de contrôles des connaissances des étudiants.

· Mettre en oeuvre les procédures afférentes à l'élection des membres du Conseil du Département, en assurer le bon déroulement et le contrôle.

· Mettre en oeuvre et gérer les notes.

· Procéder à l'inscription administrative et pédagogique des étudiants.

· Traiter et instruire les dossiers de candidature à l'admission dans l'enseignement supérieurde candidature (portail e-candidat).

· Collecter les informations, les exploiter et alimenter les bases de données relatives au domaine d'intervention.

· Assurer la gestion des clés des locaux et des cartes d'accès.

· Procéder aux demandes de reprographie de divers documents, copies et sujets d'examen, etc.

· Réaliser la prise en compte et la transmission des courriers, paquets et matériel arrivés à l'IUT par voie postale.

· Archiver les pièces administratives de l'année antérieure.

· Participer à la gestion des stages.

· Gestion et suivi des apprentis des différentes formations et lien avec le CFAU.