Assistant de Direction Système d'Information - Montfermeil H/F

Communes

Un(e) assistant(e) de gestion administrative
Sous l'autorité du Directeur des Systèmes d'Information, l'assistant de gestion assure un appui organisationnel, administratif et financier au service.

Missions / conditions d'exercice
Gestion financière - budget, commandes et factures :
- Participer à l'élaboration du budget de la direction et suivre son exécution
- Vérifier la disponibilité des crédits, réaliser les engagements comptables des dépenses et suivre le circuit de visas
- Réaliser les bons de commande, vérifier le service fait et rapprocher aux engagements, régulariser les litiges et les avoirs
- Assurer l'interface avec les fournisseurs sur la partie comptable des dossiers
- Garantir la continuité du lien et la cohérence des opérations avec la Direction des Finances
- Tenir à jour des tableaux de bord de suivi de facturation et d'exécution budgétaire

Gestion administrative et organisationnelle :
- Assurer l'interface physique et téléphonique de la direction, orientation des demandes de support, filtrage d'appels
- Rédiger et mettre en forme divers documents administratifs
- Suivre et maintenir à jour les inventaires (matériels, logiciels, lignes téléphoniques, licences...)
- Gérer les emails de la boite du service : réception, orientation, classement
- Créer des tickets et suivre les demandes d'intervention sur le logiciel du service
- Gérer des fournitures du service, contrôle des stocks, recensement des besoins, commande, réception, distribution
- Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence
- Organiser les prises de rendez-vous du service et du directeur
- Contribuer à la simplification et à l'amélioration des processus administratifs
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités, suivre les projets et les activités de la Direction
- Mettre en place des procédures de gestion et les indicateurs nécessaires au suivi des activités et au reporting à la direction
- Maintenir le planning d'équipe à jour : suivi des formations, congés, heures supplémentaires et absences
- Assurer le suivi des marchés et des contrats en lien avec les services Marchés Publics et Finances