Chef.Fe Accueil H/F

Service Public

Missions:

o Assurer la coordination générale et la bonne organisation du service accueil

o Gérer et suivre les réservations des stages extérieurs (hébergements, installations sportives, salles).

o Garantir la qualité de l'accueil des usagers, des visiteurs et des groupes accueillis.

o Manager l'équipe d'accueil et veiller au bon fonctionnement opérationnel du service

o Piloter et accompagner des projets d'amélioration continue en lien avec la-le chef-fe de service

Être l'interlocuteur-rice des différents services internes et des prestataires extérieurs

Activités:

· Gestion des réservations et organisation des stages extérieurs

Traiter les demandes entrantes : courriels, appels téléphoniques; Confirmer les réservations des groupes et stages extérieurs; Recueillir les besoins spécifiques (hébergement, repas, salles, matériel, installations sportives).; Organiser l'arrivée des groupes : planning, logistique, coordination avec les services internes; Passer des commandes aux prestataires extérieurs si nécessaire; Mettre à jour et suivre des tableaux récapitulatifs pour la gestion des séjours et du planning.

· Encadrement en management de l'équipe accueil

Organiser et planifier les tâches de l'équipe (5 personnes); Accompagner et soutenir l'équipe au quotidien; Prendre les décisions opérationnelles concernant l'accueil; Faire remonter les besoins et difficultés au chef-fe de service; Veiller au respect des procédures et à la qualité de service.

· Activités d'accueil et relation usagers

Participer ponctuellement à la tenue du poste d'accueil; Répondre au téléphone ; Renseigner et orienter les usagers ; Gérer les premières demandes et les situations d'urgence ; Assurer une présence en soutien de l'équipe selon les besoins.

· Pilotage de projets d'amélioration

Analyser l'organisation existante et identifier les axes d'évolution; Proposer des dispositifs pour fluidifier l'accueil, renforcer la communication interne, optimiser la gestion des réservations; Mettre en oeuvre les projets en coordination avec la-le chef-fe de service et les équipes concernées; Assurer le suivi, l'évaluation et l'ajustement des nouveaux dispositifs.