Assistant du Directeur Général Adjoint & de la Directrice des Ressources Humaines H/F

VetAgroSup

- Gérer l'agenda du Directeur Général Adjoint et de la Directrice des Ressources Humaines : rendez-vous, courriers, courriels, priorisation des échéances, participation aux réunions et instances.
- Préparer et organiser les réunions, séminaires, conférences téléphoniques, interventions, déplacements et événements professionnels.
- Gérer les déplacements professionnels : ordres de mission, réservations, suivi et traitement des notes de frais.
- Préparer les dossiers nécessaires aux missions du DGA et de la DRH (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses).
- Contribuer à la continuité du pôle « Secrétariat de Direction » en assurant un relais efficace et une coordination fluide des informations.

Communication, accueil et interface interne/externe

- Accueillir les interlocuteurs, filtrer les appels téléphoniques et orienter les demandes selon les priorités définies.
- Rédiger et transmettre les informations internes et externes, à partir des consignes des directions (notes, correspondances, comptes rendus, rapports...).
- Actualiser les contenus du site intranet RH en lien avec le SRH et le service communication (articles, informations utiles, actualités RH).
- Assurer le respect de la confidentialité, la qualité des échanges et la fluidité des interactions interservices.

Préparation, suivi et production documentaire

- Collecter, structurer, mettre en forme des données RH ou institutionnelles : tableaux de bord mensuels/annuels, indicateurs, reporting, éléments issus du SIRH.
- Mettre à jour et suivre le calendrier RH annuel, en lien avec les campagnes individuelles et collectives.
- Assurer le classement, le tri et l'archivage des documents de la DRH, du DGA et de l'équipe Administration du Personnel.
- Rédiger les comptes rendus de réunions et assurer la diffusion des documents aux équipes concernées.
- Réaliser et suivre les commandes de matériel, de fournitures et de consommables, et tenir à jour les tableaux de suivi.

Participation aux instances et processus RH

- Participer à la préparation des instances consultatives :(centralisation des points à l'ordre du jour, réunions préparatoires, convocations, transmission des éléments aux élus, organisation logistique.
- Contribuer à la rédaction et à la simplification des procédures opérationnelles de l'équipe Administration du Personnel.
- Participer à l'amélioration continue de l'organisation administrative du service RH.