Assistant - Assistante de Direction H/F

BAOLI

Le Baôli recherche un(e) Assistant(e) Personnel(le) dédié(e) à la gestion de la vie quotidienne de la Direction. Véritable personne de confiance, vous aurez pour mission d'accompagner les dirigeants dans l'organisation fluide et structurée de leurs besoins personnels et professionnels.
Discrétion, sens du service et grande adaptabilité seront essentiels pour réussir dans ce rôle clé auprès d'une direction évoluant dans un environnement dynamique et exigeant.
L'assistante(e) personnel(le) aura pour missions :
Gestion administrative & organisation
- Gestion de l'agenda : planification, priorisation, mise à jour, rappels.
- Organisation et préparation des réunions (convocations, ordre du jour, comptes rendus).
- Gestion des courriers, e-mails et appels téléphoniques professionnels.
- Rédaction, mise en forme et relecture de documents, notes, rapports et présentations.
- Classement, archivage et gestion documentaire (physique et numérique).
- Prise de rendez-vous
- Suivi des échéances administratives (impôts, assurances, renouvellement de documents)

Gestion professionnelle

- Organisation de réunions stratégiques
- Organisation logistique des déplacements professionnels
- Coordination des rendez-vous externes

Vie quotidienne
- Réservations diverses : restaurants, hôtels, voyages, billets
- Organisation de déplacements privés (vols, transferts, hôtels, programmes)
- Courses (alimentaires, cadeaux, objets du quotidien)
- Gestion des réparations/entretiens à domicile (plombier, électricien, etc.)
- Coordination avec prestataires (jardinier, femme de ménage, chauffeurs.)
- Organisation d'événements privés (fêtes, anniversaires, dîners)

Gestion financière simple
- Suivi des dépenses personnelles
- Règlement de factures personnels

De manière générale, l'assistant personnel a pour but de libérer du temps à son employeur sans qu'il ait à se soucier de la gestion du quotidien.
Compétences & qualités
- Bilingue anglais (oral + écrit obligatoire)
- Grande discrétion et respect de la confidentialité
- Sens du service, de l'anticipation, autonomie
- Bonne organisation, rigueur et fiabilité
- Excellentes capacités de communication
- Maîtrise des outils informatiques (Google Suite / Microsoft Office / Outils Apple)
- Capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle
- Flexibilité horaire et adaptabilité

Variables d'ajustement :
- Niveau de bilinguisme anglais
- Amplitude horaire (par ex. disponibilité soir/week-end)
- Urgences/demandes last minute