Assistant de Direction - Direction Attractivite du Territoire Ref 100669 H/F

Structures de coopération territoriale

La direction Attractivité du territoire intervient dans les domaines de :
l'enseignement supérieur et le recherche au travers la mise en oeuvre du plan campus ;
le développement touristique en lien étroit avec l'Office de tourisme et au travers notamment de la mise en place du Pays d'art et d'histoire et la participation à l'Opération Grand Site ;

Collaborateur direct du directeur, vous l'assistez en matière de gestion, d'organisation, d'accueil et de suivi des dossiers.

Vous êtes notamment chargé de :
- Assurer l'accueil téléphonique
- Gérer les courriers : relecture et mise en forme des documents, préparation des bordereaux, suivi des circuits de visas et mise à jour du logiciel Trafic.
- Relire les documents divers et les bons à tirer (BàT) de la direction
- Gérer l'agenda du directeur
- Organiser les réunions : réservation des salles, préparation des fonds de dossier, suivi des ordres de mission et frais de déplacement.
- Planifier et coordonner les déplacements professionnels des agents de la direction.
- Appuyer l'organisation d'événements en collaboration avec les chargés de mission.

- Participer au suivi budgétaire : aide à la préparation et suivi des budgets de fonctionnement et d'investissement, suivi des certifications, gestion des commandes.
- Contribuer aux instances communautaires : préparation des actes administratifs, suivi des conventions et subventions, participation aux conférences en binôme avec les autres assistants.
- Assurer le rôle de correspondante RH de la direction : suivi des entretiens professionnels, plan de formation, mise à jour des logiciels métiers (E-Temptation, HR Access).
- Participer aux projets transversaux et au développement des outils de suivi de la direction (ex ENT 365)
- Effectuer le classement et l'archivage des dossiers physiques et numériques.
- Collaborer étroitement avec les assistants de la Direction générale et les partenaires extérieurs.

Missions complémentaires :
- Assurer le secrétariat de la SPL des Docks : gestion du courrier, organisation des instances (CA, AG), préparation des ordres du jour, convocations, fonds de dossier et procès-verbaux.
- Exercer la fonction de régisseuse suppléante pour la régie d'avances et de recettes des aires de camping-cars communautaires.