Assistant - Assistante de Gestion Administrative H/F

Labo Cos

Mission Principale :

Assurer le support administratif et commercial de l'entreprise en coordonnant les activités de gestion et de vente, et en garantissant une organisation optimale. Contribuer à l'efficacité de l'entreprise par une gestion rigoureuse des tâches administratives et une assistance proactive aux équipes commerciales.

Responsabilités :

1. Support Administratif :
- Gérer l'agenda du Directeur Général et organiser les réunions.
- Préparer et suivre les dossiers administratifs.
- Assurer la gestion des courriers, e-mails et appels téléphoniques.
- Gérer les fournitures de bureau et les relations avec les prestataires de services.
2. Support Commercial :
- Assister l'équipe commerciale dans la préparation des offres et des contrats.
- Suivre les commandes clients depuis la réception jusqu'à la livraison.
- Gérer la base de données clients et assurer la mise à jour régulière des informations.
- Participer à l'organisation des événements commerciaux et des salons professionnels.
- Répondre aux e-mails et demandes des clients de manière professionnelle et en temps opportun.
- Assurer le suivi des demandes clients pour garantir leur satisfaction.
- Sourcing des packagings : identifier et sélectionner les fournisseurs de packaging.
- Cotation et négociation des prix : obtenir des devis et négocier les tarifs des fournisseurs et transporteurs.
- Gestion des transports : organiser et suivre les expéditions des produits.
3. Gestion de la Documentation :
- Classer et archiver les documents administratifs et commerciaux.
- Rédiger les comptes rendus de réunions et les rapports mensuels.
- Assurer la conformité des documents aux procédures internes et réglementations en vigueur.
4. Coordination et Communication :
- Faciliter la communication interne entre les différents départements.
- Organiser et coordonner les déplacements professionnels des équipes.
- Jouer un rôle d'interface entre l'entreprise et ses partenaires extérieurs.
5. Facturation et Suivi des Paiements :
- Établir et envoyer les factures aux clients.
- Suivre les paiements et gérer les relances en cas de retard.
- Assurer la gestion et le suivi des comptes clients et fournisseurs.
6. Suivi et Reporting :
- Suivre les indicateurs de performance et préparer les tableaux de bord pour la direction.
- Assurer le suivi des budgets administratifs et commerciaux.
- Préparer les présentations pour les réunions de direction et les rapports de fin d'année.
- Créer et maintenir une base de données des sous-traitants et assurer le suivi de cette base.

Compétences Requises :

- Techniques :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Connaissance des logiciels de gestion commerciale et administrative.
- Compétences en gestion de base de données et en CRM.
- Soft Skills :
- Excellente organisation et gestion du temps.
- Rigueur et attention aux détails.
- Capacité à gérer plusieurs tâches et à établir des priorités.
- Excellentes compétences en communication orale et écrite.
- Sens du service et orientation client.