Assistant de Direction - Chargé de Projets de Communication H/F HLM

Missions principales :

L'assistant(e) de direction - chargé(e) de projets de communication est garant (e), au sein de la Direction de la Communication, de la bonne gestion administrative, budgétaire et opérationnelle des projets menés par le service.

Gestion administrative et budgétaire des projets communication

- Administration générale de la direction : traitement du courrier ; accueil téléphonique et prise des lignes de l'équipe en cas d'absence ; commande de fournitures ; tenue des agendas du Directeur ; réponse aux demandes de renseignements et envoi de documentation ;
- Alimentation du centre de ressources pour l'ensemble des productions de la direction ;
- Traitement des circulaires pour la direction : mise en forme et relecture ; coordination avec la délégation générale pour signature et diffusion ;
- Suivi des contrats : mise en visibilité des appels d'offres ; rédaction des contrats simples et bons de commandes ; mise dans le circuit de validation et de signature ; suivi administratif complet de leur réalisation ; facturation, classement ; pointages et suivi du budget ;
- Gestion des abonnements (presse, iconographie...) ;
- Organisation des voyages et déplacements ;
- Organisation des RDV, réunions, journées professionnelles, groupes de travail, conférences téléphoniques : invitation, logistique, accueil, émargement.

Suivi opérationnel des projets en lien avec l'équipe projet
- Organisation, mise en place et suivi d'actions de communication : coordination des intervenants et intervenantes internes et externes, animation et gestion des relations avec les partenaires ; suivi du respect des délais et budgets ; contribution à l'organisation des événements (Semaine de l'innovation Hlm, Journée du logement social, Trophées de l'Innovation Hlm, Salon des Maires et des Collectivités locales, voeux institutionnels) ; apport de solutions opérationnelles en cas d'imprévus ou difficultés notamment pendant des événements ;
- Participation à la rédaction de supports de communication : circulaires, contenus pour des supports simples de communication (flyers, invitations, mails), relecture et mise en forme de la synthèse de presse hebdomadaire (en alternance) ;
- Mise en forme simple de supports de communication : adaptation graphique de supports dans le respect de la charte graphique de l'USH (Lettre d'info rapide, Rapport du Conseil social notamment).