Assistant Technique H/F HLM

Sous la responsabilité du directeur du patrimoine et du responsabilité pôle travaux Est, vous assurerez les missions suivantes :

Assure le secrétariat de l'équipe :
-Assure la mise en forme de documents, au travers de l'utilisation adaptée de logiciels bureautiques et prépare des documents pour les réunions.
-Tient les agendas d'un ou de plusieurs collaborateurs et dans ce cas optimise la structuration du temps.
-Répercute spontanément les informations utiles, collecte et organise des informations, tient les tableaux de bord.
-Organise des réunions (au sein de l'organisme ou à l'extérieur) et en rédige le cas échéant le compte rendu.
-Classe, archive les documents
-Rédige, enregistre, trie et diffuse le courrier entrant.
- Assure l'accueil téléphonique et physique des partenaires, locataires et fournisseurs.
- Prend les messages et assure un premier niveau de traitement.
- Prépare des tableaux de bord avec indicateurs.
- Assure l'interface avec les autres services de l'organisme (comptabilité, marché, GL...) au niveau du traitement des situations et factures.

Assure l'assistance administrative et technique de l'équipe :
-Constitue, vérifie, suit et met à jour les dossiers administratifs et techniques liées aux opérations suivies par sa direction : CCTP en relation avec le service marchés, avenants, autorisations d'urbanisme...
-Participe, en lien avec les chargés d'opération, les chargés de suivi de chantier et les chargés de mise en exploitation, au suivi de la garantie de parfait achèvement (GPA) : suivi des réclamations techniques au titre de la GPA et des désordres de parfait achèvement en lien avec la Direction Territoriale ..., mise à jour du tableau de SAV de la Garantie de Parfait Achèvement sous l'ERP, relances des entreprises, organisation et participation éventuelle aux visites de fin de Parfait Achèvement, clôture de la phase de Parfait Achèvement.
-Assure l'alimentation et la mise à jour des tableaux de bord qui lui sont confiés par sa direction.
-Gère un premier niveau de réclamations des locataires en lien avec sa Direction et les services concernés.
-Traite des dossiers spécifiques relevant de sa direction : suivi des contrats de maintenance et des factures, interface avec les différents prestataires...
- Assure l'interface avec les différents services : comptabilité, gestion locative, développement, copropriétés, service foncier pour la mise à jour des conventions APL dans le cadre des réhabilitations.
- Assure l'information de la proximité et des locataires en matière de suivi des contrats de maintenance.
- Assure la préparation des éléments de communication en lien avec les interlocuteurs internes et le service communication.
- Coopère avec les assistant.es de la direction ou d'autres services et/ou travaille en binôme au niveau territorial.
- Assure le suivi des demandes adressées à la direction à partir des instructions qu'elles reçoivent de son responsable dans le respect de ses attributions.