Assistant de Direction à Temps Partagé à la Dapac et la Drp H/F

Université de Caen Basse-Normandie

Positionnement hiérarchique :Sous la responsabilité conjointe de la directrice de la DAPAC et de la directrice générale des services

Mission principale du poste :

La personne recrutée soutiendra l'activité des deux délégations dans leur fonctionnement au quotidien. La personne recrutée sera affectée à 50% de son temps à la DAPAC et à 50% de son temps à la DRP.

Activités principales du poste :

Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure

Participer à la gestion administrative et financière de la structure en appliquant les procédures dédiées

Assurer le suivi et la mise à jour des procédures du service

Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers, partenaires, entreprises)

Gérer les agendas, organiser des réunions et contrôler les échéances

Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion

Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines

Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité de la structure,

Assurer le soutien logistique à l'organisation de manifestations (ateliers, séminaires,...)

Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés

Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur

Elaborer des comptes-rendus

Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de la structure

Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier

Classer et archiver des documents

Champs des relations :

Internes à l'Université :DAPAC / DRP/ Assistants de direction des autre services et directions

Externes à l'Université :Partenaires extérieurs