Assistant·e de Direction H/F Groupe Hospitalier Rance Emeraude

Le GHRE recrute un.e assistant.e (H/F) à temps plein pour assurer des missions de secrétariat et d'assistanat sur le site hospitalier de Saint-Malo:

- 50 % auprès du Président de la Commission Médicale d'Etablissement (PCME)

- 50 % auprès de la Directrice adjointe en charge des parcours et des projets.

L'assistant.e de Direction organise le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service et au suivi des dossiers. Il / Elle organise la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions...), anticipe et gère divers dossiers en lien avec les Directions fonctionnelles du GROUPE HOSPITALIER RANCE EMERAUDE.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Gestion administrative et organisationnelle

- Gestion et tenue des agendas électroniques : planification des rendez-vous, coordination et organisation de réunions

- Gestion des e-mails : réception, tri, transmission et suivi des messages

- Accueil physique et accueil téléphonique des interlocuteurs internes et externes

- Rédaction, mise en forme et suivi des documents : courriers, rapports, tableaux, présentations

- Traitement du courrier entrant et des dossiers : enregistrement, tri, diffusion, archivage.

Organisation des réunions et évènements

- Préparation logistique et administrative des réunions, instances, visites et évènements : réservation des salles, convocations, feuilles d'émargement, supports de compte rendu, gestion des accès, suivi matériel, etc...

- Prise de notes, rédaction et diffusion des comptes rendus auprès des participants

- Gestion des instances et des réunions spécifiques : CME, Bureau de la CME, Réunions Échanges Médicaux, Comité rédactionnel de la Lettre Médicale du GHRE'

Préparation de l'ordre du jour, centralisation et envoi des documents réglementaires, organisation logistique, enregistrement vocal, préparation des supports projetés.

Contribution aux projets transversaux

- Participation au comité de rédaction et à l'organisation de la Lettre Médicale du GHRE'

- Rédaction des comptes rendus des réunions Échanges Médicaux et du Bureau de CME

- Collaboration avec les directions fonctionnelles pour fluidifier le suivi de dossiers et garantir la cohérence des actions.

ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL

Afin de garantir une continuité optimale du fonctionnement des instances et des missions transversales, l'assistant.e de direction assure la suppléance des assistantes de la Direction Générale pendant leurs absences. Les assistant.e.s de la Direction Générale assurent également la suppléance en cas d'absence de l'Assistant·e du PCME et de la Directrice adjointe en charge des parcours et des projets.

Contrat : CDD de 3 mois pouvant évoluer sur un contrat pérenne / mutation / détachement.

Grade : Adjoint des cadres hospitaliers - Catégorie B

Lieu de travail : Site hospitalier de SAINT-MALO (35). Déplacements ponctuels sur le site hospitalier de DINAN.

Temps de travail : forfait cadre de 39 heures hebdomadaire avec 20 jours de RTT/an.