Assistant de Direction H/F

Institut Medico-Chirurgical Montsouris

L'assistant(e) de direction est garant(e) de l'organisation, la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications liées au suivi des dossiers de la direction générale. Il/elle assiste prioritairement le directeur général mais également les directeurs adjoints demandeurs.

Sans être exhaustives, ses missions principales sont les suivantes :

-Accueil physique et orientation des interlocuteurs
-Réception, traitement et suivi des appels téléphoniques, courriers, e-mails
-Gestion et diffusion de l'information émanant de la direction générale, des directions fonctionnelles demandeuses
-Gestion de l'agenda du directeur général, prise de rendez-vous, coordination le cas échéant des agendas des directeurs adjoints
-Organisation des réunions et rendez-vous du directeur (reproduction de documents, réservation de salle, lien de visioconférence, organisation des collations ou repas...)
-Constitution des dossiers en lien avec l'agenda du directeur, mise en forme et vérification des documents (invitations, convocations, ordre du jour, présentations PowerPoint)
-Organisation, gestion et planification des activités du directeur général en lien avec les différentes parties prenantes internes à l'IMM et externes (ARS, CNG, établissements hospitaliers partenaires)
-Secrétariat de certaines instances notamment de la CME (planning, organisation, préparation de l'ordre du jour, convocation, suivi, réservation de salle, mis en forme des comptes rendus, organisation des élections)
-Assistanat à la préparation de dossiers, enquêtes et sollicitations diverses et gestion d'appels à projet en lien avec les directeurs concernés
-Rédaction et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions, attestations, contrats, procédures, indicateurs qualité
-Classement et archivage des documents et dossiers traités (numérique et papier)
-Gestion des demandes de dossiers patients et des rendez-vous médicaux pour les patients mécontents
-Gestion des demandes d'objets trouvés
-Suivi et mise à jour des congés des directeurs et des plannings de garde et astreinte des directeurs et des personnels médicaux, organisation de la matinée d'accueil des internes
-Gestion de la réservation des salles de réunion via Outlook

-Bac général ou professionnel secrétariat ou BTS assistant de direction,
-Notions de droit du travail et de la Santé applicable aux établissements de santé,
-Expérience d'au minimum 2 ans dans le secteur hospitalier indispensable.

Qualités requises :

-Savoir-être : loyauté, discrétion, respect du secret professionnel, disponibilité, esprit d'équipe, bon relationnel, autonomie, rigueur, dynamisme, esprit d'initiative, sens du service public et de la hiérarchie.
-Savoir-faire : grande capacité organisationnelle, adaptabilité, méthode, qualités rédactionnelles, maitrise des outils bureautiques

Vous disposerez en outre de prestations de bien être, santé et sportives. Vous pourrez également profiter d'un CSE proposant des activités sociales et culturelles (voyages, chèques vacances, billets de cinéma, remboursements activités sportives et culturelles...), d'un self, d'une cafétéria, d'une Bulle Zen, d'un Food Truck et d'un parking privé et gratuit. Pass Navigo remboursé à 100%.

L'Institut Médico-chirurgical Montsouris (IMM) est un hôpital privé à but non lucratif (ESPIC), situé dans le 14ème arrondissement de Paris, à proximité du Parc Montsouris et de la Cité Internationale Universitaire de Paris, spécialisé dans le MCO (médecine-chirurgie-obstétrique) et la psychiatrie de l'adolescent et du jeune adulte.

L'IMM est un établissement de référence en matière de soins et de recherches, résolument tourné vers l'innovation au service du patient et proposant une situation géographique privilégiée, des plannings attractifs et un véritable parcours d'intégration et de formation.

Grâce à la qualité et l'engagement de ses équipes médico-chirurgicales, l'IMM est reconnu comme l'un des meilleurs établissements hospitaliers publics et privés de France (l'IMM figure depuis plus de 20 ans dans le tableau d'honneur des 50 meilleurs hôpitaux français du palmarès établi par le Point), et l'un des meilleurs établissements hospitalier mondiaux (Classement World's Best Hospitals 2025 du magazine Newsweek).