Assistant de la Direction Générale des Services de l'Université Paris-Saclay H/F UNIVERSITE PARIS-SACLAY

Profil recherché
Connaissance, savoir :

- Objectifs et projets de l'établissement
- Techniques d'élaboration de documents
- Excellente expression orale et rédactionnelle
- Maîtrise des outils de bureautiques
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur de la recherche et des Universités
- Connaissances budgétaires générales
- Techniques de communication
- Langue anglaise : B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir-faire :

- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière priorisée
- Maîtriser les techniques de rédaction administrative
- Identifier les priorités et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
- Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
- Capacité à faire face à des situations d'urgence, trouver des solutions, identifier les bons interlocuteurs
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion avec plusieurs directeurs

Savoir-être :

- Discrétion, sens de la confidentialité
- Sens du relationnel, bonne présentation
- Rigueur et méthode
- Travailler en équipe et au contact du public
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Organisation et autonomie
- Force de proposition et d'initiative
- Réactivité & adaptabilité
- Bonne capacité de résistance aux nombreuses sollicitations
- Sens du service public

Poste
Mission / positionnement hiérarchique :

Au sein du secrétariat de la Présidence et de la Direction Générale des Service, l'assistant·e de direction est hiérarchiquement rattaché·e au directeur général des services.

Il/elle assure et coordonne de manière polyvalente et autonome les activités d'assistanat et de gestion administrative pour le DGS ainsi que pour les trois DGS adjointes.

L'assistant·e apporte un soutien administratif et opérationnel et assure la gestion du secrétariat courant. A ce titre, il/elle recueille, traite et facilite la circulation de l'information. Il/elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes. Il/elle prend en charge l'organisation matérielle et logistique des réunions ou évènements organisés par le directeur général des services ou ses adjointes. Partie prenante de l'équipe de gouvernance, il/elle travaille en contact étroit avec l'ensemble du secrétariat de la présidence de l'université dont il/elle partage les missions afin d'assurer la continuité de service au sein de la gouvernance.