Chargé·e de Gestion et d'Administration H/F

la Cite de la Musique - Philharmonie de

Placé(e) sous la responsabilité de la responsable administrative et financière du Département Education,
le.a chargé.e de gestion administration assure les fonctions suivantes :

GESTION BUDGETAIRE

Suivi des dépenses (collecte et vérification des devis, préparation des bons de commande,
traitement des ordres de mission, remboursements et notes de frais etc) et mise à jour des bases de
données
Suivi d'exécution des prestations (relations fournisseurs, suivi d'échéancier, livraison, assistance à la facturation)en lien avec les personnes référentes au sein de l'équipe
Suivi des recettes (demande de facturation et de comptabilisation) et mise à jour de la base de
données
Suivi et traitement des recettes billetterie et des requêtes fréquentation
Vérification et traitement de la consommation mensuelle des salaires
Tenue des outils de gestion budgétaire
Réalisation de reporting budgétaire (hebdomadaire et de projet

ADMINISTRATION

Rédaction, vérification, suivi et archivage de conventions, contrats de commande, notes de droits d'auteur
et lettres-accords
Organisation logistique et administratives des missions
Intégration et consolidation des données de volume d'activité et de fréquentation
Mise à jour la base de données administratives et transmission des procédures aux équipes
Organisation, montage de réunions et rédaction de comptes rendus
Assurer le secrétariat courant (classement et archivage)

QUALITES REQUISES
Savoir-faire : sens de l organisation, capacité gérer des sollicitations multiples et simultanées,
gestion des priorités, autonomie
Savoir-être : capacité prendre des initiatives, qualité d'écoute et de dialogue, sens du travail en
équipe