Assistant - Assistante Logistique Évènementielle H/F

Conference des Eveques de France

La Conférence des évêques de France (CEF) est une Institution qui rassemble les évêques catholiques en charge des diocèses de France. Elle a pour mission d'assurer la communion entre les diocèses, de soutenir l'Église dans ses actions pastorales et d'accompagner les enjeux de la société contemporaine à la lumière de l'Évangile.
Le service évènementiel de Conférence des Evêques de France accompagne l'ensemble des pôles de la CEF dans l'organisation de leurs évènements. Il apporte conseils, méthodes et prend en charge l'organisation opérationnelle de colloques, rencontres, etc.

Rattaché au responsable « Sessions et évènements » vous participez au travail quotidien du service et assurez le suivi logistique et administratif des évènements initiés par les différents pôles de la CEF. Vos missions principales sont les suivantes :

1/ Analyse de la demande et préparation logistique
- Assure un suivi des demandes des pôles en veillant à respecter une cohérence de planification,
- Participe à l'élaboration budgétaire des évènements avec les services demandeurs,
- Assure la mise en place de process et d'outils de suivi pour chaque « projets » et accompagne les pôles dans leur utilisation
- Met à jour les tableaux de suivi

2/ Soutien administratif et opérationnel
- Assure avec les assistantes des pôles demandeurs, la création des formulaires d'inscription dans le logiciel ad-hoc (Vénio)
- Assure un suivi des inscriptions et de l'administratif lié (confirmations d'inscription, envoie de reçus, remises de chèques, mise à jour de la liste des participants, etc.)
- Veille au suivi et à la coordination du planning, assure un reporting régulier de l'avancement des tâches
- En fonction de la taille des évènements peut être amené à traiter avec des prestataires/intermédiaires (agence de voyage, hôteliers, catering, etc.), veille au suivi des contrats avec ces tiers,
- Apporte son soutien sur le terrain lors de l'évènement, coordonne les intervenants, propose des solutions, etc.

3/ Bilan et gestion post-évènement
- Réalise un bilan pour chaque sessions, veille notamment aux ré-imputations budgétaires ;

A noter : le salaire indiqué inclut le 13ème mois.