Secrétariat Médical - Assistanat Médical H/F AP-HP

MétierSecrétariat médical - Assistanat médicalType de contratTitulaire ou CDDService d'affectationCentre de Victimologie pour MineursPrésentation du service
L'Unité Fonctionnelle de psychopathologie de l'enfant et de l'adolescent Centre de Victimologie pour mineurs, est un service de référence dans la victimologie et le traitement du psychotraumatisme de l'enfant et de l'adolescent ; il fait partie du Centre Régional du Psychotraumatisme de Paris Centre et Sud, réseau régional de soins, d'enseignement et de recherche sur l'adulte et l'enfant victimes.

L'UF assure aussi des consultations de liaison pour les services de l'hôpital Trousseau et en particulier les urgences. Le service se situe au bâtiment LESNE, Porte 14 au RDC inférieur. L'équipe médicale et paramédicale est sous la responsabilité du Dr Vila. Elle se compose de 3 PH, 1 Interne, 1 Cadre de santé, 5 Psychologues (4,5 TP), 1 Infirmière Puéricultrice (40%), 2 Assistants médico-administratifs, 1 Assistante sociale (40%).
Vos missions
Missions permanentes

- Accueil physique et téléphonique des patients, des familles
- Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
- Conception et rédaction de documents (mise à jour des documents inhérents au service, comptes rendus des synthèses hebdomadaires de l'Unité...)
- Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation de réunions, visites, formation...)
- Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, gestion des urgences...)
- Prises de notes, frappe et mise en forme des documents (courriers de consultation, mise en forme des tests psychologiques, courriers des rendez-vous, courriers administratifs...)
- Saisie des données liées à l'activité médicale (codage)
- Statistique d'activité : permanence médicale et consultation
- Transcription et recueil des données statistiques d'activité de l'Unité
- Tenue à jour du dossier patient
- Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, diffusion, archivage)
- Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance
- Mise en lien avec les associations de victimologie Paris-Ile-de-France
- Coordination, organisation des réunions du CVM, recueil de données et d'informations
- Saisie des commandes mensuelles de matériel et recherche conforme au marché APHP
- Saisie des demandes sur les logiciels appropriés
- Identifier et recenser les besoins et les attentes des patients et des familles
- Etablissement des plannings du personnel de l'Unité, établir l'activité mensuelle des médecins
- Relevé de l'activité Victimo sur l'activité « Avis Pédopsy » des psychiatres
- Saisie des nouveaux dossiers Victimologie sur Goupile - CRP

Missions ponctuelles

- Contribuer à l'élaboration des projets conduits dans le service ou dans l'hôpital
- Mise à jour des informations sur le site APHP de l'offre de soins
- Communication du dossier patient
- Elaboration de documents de travail améliorant la coordination au sein de l'équipe et des réseaux médico-sociaux
- Contribuer à la formation de stagiaires AMA
- Rapport d'activité : coordination des informations de l'équipe

Profil recherché
Qualités professionnelles requises :
- Capacité à travailler en synergie et en collaboration avec l'équipe multidisciplinaire
- Capacité à se mobiliser sur les projets d'amélioration du service (protocoles, procédures, accueil)
- Etablir des relations professionnelles adaptées avec les patients, les familles et l'équipe
- Capacité d'écoute et d'analyse
- Respect d'autrui, empathie
- Sens de l'observation
- Sens des relations sociales
- Maîtrise de soi et discrétion professionnelle
- Respect du secret professionnel et de la confidentialité
- Sens des responsabilités
- Motivation et curiosité intellectuelle
- Maîtrise des logiciels Word, Excel, Power Point
- Maîtrise des outils informatiques institutionnels
(ORBIS, Agenda, GDM, MEDIWEB, MEDTIME), possibilité de formation
- Maîtrise de l'orthographe

Capacités requises à :
- Actualiser ses connaissances
- Hiérarchiser les activités du secrétariat
- S'adapter à toutes les situations de travail
- S'organiser et à organiser

Expérience professionnelle en pédiatrie et/ou en psychiatrie, appréciée.
Bac F8 (Sciences Médico-Sociales)
Diplôme secrétariat médico-social
Titulaire de la Fonction Publique, attestation de concours.
Expérience antérieure dans le domaine du secrétariat médical (technique d'accueil et de communication)
Schéma horaireJourTemps de travail7h30Horaires de travail7h30 / jourTélétravailOuiVos avantages à l'AP-HP
Remboursement de transport à hauteur de 75%, aide au logement, supplément familial de traitement, avantages sociaux (crèche, chèque emploi-service...), offre sociale et loisirs par l'AGOSPAP HOPTISOINS : une plateforme interne qui propose des réductions et des avantages pour faciliter et améliorer le quotidien de tous les agents.

Description de l'hôpitalSitué à Paris (12è arrondissement), l'hôpital Armand-Trousseau est l'hôpital pédiatrique et périnatal de référence de l'Est parisien. Il comprend une maternité de niveau 3 et dispose de services de pédiatrie générale et spécialisée, de cancérologie et d'hématologie ou encore de services liés au handicap neurosensoriel.Référence de l'offre2025-19192