Secrétaire de Département - Iut Nord Franche-Comté H/F Université de Franche-Comté

Définition de la fonction :

Le secrétaire (F/H) de département assure un rôle central dans le fonctionnement administratif d'un département d'enseignement. Il assiste le responsable du département et les enseignants dans la gestion quotidienne, le suivi administratif des étudiants, et la coordination des activités pédagogiques.

Activité 1 : Missions d'accueil et de communication

- Accueillir, renseigner le public
- Afficher, diffuser les informations générales et pédagogiques
- Être la personne relais en matière de communication
- Assister le chef de département dans l'administration des réseaux sociaux et la mise à jour des différents supports de communication

Activité 2 : Missions d'assistance à l'enseignement

- Participer à la mise en place de la rentrée
- Réaliser des inscriptions administratives et pédagogiques
- Suivre, élaborer des conventions de stage
- Saisir, suivre les absences des étudiants sur Scodoc
- Saisir les notes et résultats
- Éditer les bulletins
- Aider à la préparation des pré-jurys et réunions
- Aider à la rédaction de CR des jurys, réunions et conseils
- Aider au suivi des candidatures sur Parcoursup
- Vérifier, suivre les dossiers e-candidats
- Suivre les emplois du temps sur ADE
- Suivre les dossiers vacataires
- Transmettre les différentes offres de stage, apprentissage, emplois
- Suivre la scolarité des apprentis
- Travailler en relation étroite avec SEFOC'AL pour la partie apprentissage
- Suivre l'évolution de la réglementation côté apprentissage

Activité 3 : Missions administratives

- Traiter, transférer le courrier et la réception de mails
- Rédiger, mettre en forme et diffuser divers documents
- Participer à l'organisation d'évènements, sorties pédagogiques
- Participer à l'organisation des élections au conseil de département
- Suivre les dossiers vacataires
- Gérer des dossiers des étudiants/alternants
- Gérer du prêt du matériel technique et informatique
- Être un appui administratif aux projets pédagogiques des enseignants
- Classer, archiver

Activité 4 : Missions de gestion financière

- Préparer les bons des commandes
- Suivre les commandes et les livraisons
- Gérer les stocks
- Aider à l'élaboration du budget
- Déclarer et suivre les heures vacataires

Activité 5 : Missions d'appui aux services administratifs en cas de besoin

Le poste, basé à Montbéliard, est ouvert aux titulaires et aux contractuels.

Il est à pourvoir à partir du 1er février 2026.

L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.

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