Assistant Administratif - Service Evenementiel et Vie Associative - Aizenay H/F

Communes

La commune d'Aizenay occupe le 8ème rang des communes de Vendée, pour atteindre le seuil des 10 000 habitants. Les différents services communaux se développent, les projets structurants pour la Ville s'enchaînent... Les élus travaillent pour maintenir l'équation du bien vivre ensemble avec le développement important de la commune. La vie de la Commune est également animée par un tissu associatif dense. Actuellement, elle compte plus d'une centaine d'associations engagées dans la vie locale.

Face à ce dynamisme il est primordial d'accompagner le développement de la vie associative et de rendre toujours plus lisible la politique de la Ville en la matière. En relation directe avec les associations, vous exercerez vos missions dans le Pôle Ville Vivante et Solidaire au sein du Service Évènementiel et Vie associative.

Gestion des relations avec le secteur associatif :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des associations, ainsi que la rédaction de courriers et de courriels
- Informer les associations et répondre à leurs demandes en assurant le suivi avec les autres services municipaux (exemple : interventions dans les bâtiments)
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Mettre en place des outils de suivi de la vie associative
- Mettre à jour les différentes données associatives (coordonnées, ...)
- Gérer les demandes de subvention (envoi et réception des dossiers, vérification des pièces reçues)
- Alerter la Responsable du Service Evénementiel / Vie associative en cas de dysfonctionnement constaté.

Gestion des plannings (via le logiciel de gestion de salles) :
- En lien avec la Responsable du Service Evénementiel / Vie associative, gérer la campagne d'attribution annuelle des créneaux de mise à disposition des équipements municipaux (salles polyvalentes, complexes sportifs, terrains sportifs...) pour les associations et les partenaires
- Gérer le planning de réservations ponctuelles des équipements municipaux, véhicules et matériel
- Accompagner les associations dans les démarches liées à leurs évènements : réservations de matériel, de véhicules et de salles, gestion des démarches règlementaires (débit de boissons, occupation du domaine public, etc.), coordination des remises de clés et ponctuellement, réalisation des visites de certains équipements municipaux
- Développer le logiciel de gestion de salles (3D Ouest), les procédures et les documents relatifs à la gestion des associations (contrats, conventions, formulaires...)