Secrétaire Assistant H/F

Syndicat Mixte Ouvert a la Carte "Agence

Au sein d'une équipe de 24 agents dédiée à l'accompagnement technique en Urbanisme Aménagement et Instruction du Droit des sols des communes et intercommunalités membres de l'ATIP, vous êtes en charge de missions d'appui au Responsable de territoire, et à l'équipe. Vous êtes l'interlocuteur(trice) de premier contact pour les membres de l'ATIP, les partenaires, les pétitionnaires et professionnels.
Dans une organisation multi-sites de l'ATIP et à distance de la Direction et des services supports, le/la secrétaire assistant(e) en territoire joue un rôle charnière et très polyvalent au service du bien vivre en collectif de travail, en appui direct et réactif au responsable de territoire.
Sous l'autorité du responsable de territoire, dans le cadre des missions de l'ATIP :
- Il/elle apporte une assistance solide et permanente à l'équipe d'Obernai en matière d'organisation professionnelle
- Il/elle accompagne le responsable dans la planification et la préparation de ses engagements professionnels.
- Il/elle assure l'accueil et l'information de ses interlocuteurs, dans un esprit de courtoisie et de réserve.
- Il/elle assure des missions particulières, en relais du Secrétariat Général de l'ATIP, en rapport avec la gestion des ressources humaines du service, des moyens généraux, de gestion de l'information et du suivi des réseaux d'échanges.
- Il/elle est amené(e) à soutenir les équipes en territoire sur certaines tâches administratives.
- Il/elle participe au réseau des assistants de l'ATIP, participe aux intérims et aux solidarités mises en place, utilise et développe les outils partagés. Il/elle en assure le reporting auprès du Responsable de territoire.
- Il/elle participe à l'organisation des réunions internes et externes en territoire.
- Il/elle participe à la vie collective et y apporte sa contribution au quotidien.

L'accueil
- Il/elle assure l'accueil téléphonique et physique du site de Haguenau.
- Il/elle filtre les appels et oriente les interlocuteurs en donnant des premiers éléments de réponse ou en s'assurant de relayer la demande à l'interlocuteur(trice) en capacité de les fournir.
- Il/elle traite les demandes de renseignements généraux.
- Il/elle coordonne l'accueil des nouveaux arrivants et veille à la bonne organisation matérielle.