Assistant - Assistante de Direction H/F

Soc Philanthropique

Missions :
Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
Accueillir les usagers.
Préparer et organiser les réunions.
Préparer et contrôler les dossiers nécessaires (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions.).
Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
Organiser le tri et l'archivage des documents importants (papier et numérique) (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).
Traiter, trier et diffuser les mails
Réceptionner et trier le courrier.
Rédaction et mise en page des courriers administratifs, actualisation des procédures et du livret d'accueil.
Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail.
Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting.).
Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.

Communication :
Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, comptes rendus,.).
Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l'entreprise ou de l'extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).

Comptabilité :
Facturer les frais de séjour (caisses)
Gérer les caisses - Résidents et établissement (entrées, sorties, clôture mensuelle)
Gérer et actualiser les dépenses d'argent de poche des résidents
Etablir l'état des compte résidents
Gérer et suivre les factures fournisseurs

Ressources humaines :
Procéder à la rédaction des contrats (CDD, CDI)
Procéder aux déclarations préalables à l'embauche
Préparer le dossier d'accueil pour les nouveaux arrivés
Distribution des fiches de paies

Activités éventuelles :
Participer à l'organisation de la logistique des recrutements et des formations.
Réaliser un suivi administratif du personnel.
Veiller à la bonne tenue de l'établissement