Assistante Médico-Administrative 50% - Psychiatrie de l'Enfant et de l'Adolescent H/F AP-HP

Le service comprend :

- 24 lits d'hospitalisation temps plein répartis sur 2 unités d'HC
- 27 places d'Hôpitaux de Jour répartis sur 3 unités différentes d'HDJ et sur les 2 unités d'HC
- Des Consultations d'Orientation Pédopsychiatrique sans rendez-vous
- Un Centre Médico Pédagogique situé dans le 20 Arr. de Paris
- Une Unité de liaison d'addictologie
- 2 Centres de Référence Maladies Rares: Anorexie Mentale à début Précoce et Déficience Intellectuelle et TND de causes rares

Vos missions
MISSIONS SUR LE CRMR

- Secrétariat du médecin responsable du CRMR et de ses collaborateurs (traitement des e-mails, gestion agenda, numérisation de document et implémentation dans le DPI, réservation de salle, organisation de visioconférence, gestion de liste de diffusion de mails, logistique autour des RCP, mails de relance périodique, et saisie de l'activité Maladie Rare...)
- Planifier des séances d'ETP (contact téléphonique, envoi de convocation, de notes d'informations, planification de séances, d'examen, de bilan, d'atelier thérapeutique...).
- Assurer la mise en forme, l'envoi et l'archivage des courriers médicaux ou de document en lien avec la recherche ou l'enseignement (comptes rendus, courriers de liaison, note d'informations, certificats, présentation, article...).
- Saisir des données à la demande des médecins ou des professionnels de la recherche.
- Tenir à jour le dossier patient (informatique) y implémenter des documents papiers.
- Participer au suivi administratif des activités du CRMR (codage PMSI et Maladies Rares, tableaux de suivi d'activité, recueil de données pour rapports d'activité).
- Envoi de courriers, impression de questionnaires ou autres documents dans le service ou en sollicitant le service communication de l'hôpital.

MISSIONS TRANSVERSALES

- Récupérer le courrier du service 1 fois par semaine (roulement entre secrétaires)

Profil recherché
Diplôme de secrétaire médicale exigé avec au moins 3 années d'expériences
Expérience en milieu médical (souhaitée).
Connaissance de secteur de la pédopsychiatrie ou des circuits liés aux maladies rares (serait un plus).

Savoir-faire Requis :
- Travailler en équipe / en réseau
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, du public
- Reformuler une demande (d'information, de renseignement, etc.)
- Renseigner des personnes au regard de son métier
- Classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Prise de notes et frappe de courriers sur ordinateur fluide
- Saisie de données fluide et fiable (codage, données de recherche...)
-Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- Gestion des agendas et programmation de rendez-vous
- En collaboration avec le logisticien : Analyser et optimiser les stocks de produits, du matériel, des équipements, dans son domaine de compétence
- En collaboration avec les médecins et la cadre : commande de livres ou de matériels et suivi de commande

Connaissances associées :
- Logiciels métier : ORBIS PMSI / BAMARA / Chronos/SARA
- Outils bureautiques ( Outlook ; Excel ; Word ; Teams...)
- Logiciel Institutionnels (Saphyr, Osiris...)

Qualités professionnelles attendues :
- Rigueur, sens de l'organisation et gestion des priorités
- Motivation
- Capacité à travailler en équipe et en collaboration
- Respect des procédures
- Ecoute
- Empathie
- Capacité d'adaptation
- Flexibilité
- Capacité à anticiper
- Autonomie et prise d'initiative
- Conscience professionnelle et sens des responsabilités
- Sens de la confidentialité, discrétion professionnelle
Schéma horaireJourTemps de travail7h30Horaires de travail50 % Amplitude 9H/16H30 (mercredi/ jeudi après-midi/vendredi)TélétravailOuiLangues[Français]Niveau[3- Niveau professionnel]
Description de l'hôpitalSitué à Paris (19è arrondissement), c'est l'hôpital pédiatrique de référence du Nord-Est parisien. Ses équipes prennent en charge les enfants de 0 à 18 ans atteints de pathologues aiguës ou chroniques, médicales ou chirurgicales et prodigue des soins de haute technicité. Il dispose également d'une maternité de niveau 3.Référence de l'offre2025-19165