Assistant de Direction H/F

Service Public

Activités

Dans le cadre de vos missions, vous assurez des fonctions polyvalentes en soutien des missions de l'équipe de Direction. Vous:

- Participez à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées;
- Assurez la coordination et/ ou la réalisation des activités administratives, financières et de gestion du personnel au sein d'une structure ou d'un projet;
- Participez et/ou assurez l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire;
- Proposez et concevez des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure;
- Alimentez des tableaux de bord et faites des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines(TRV E-Vacataires et TRC Charges d'enseignement) ;
- Réalisez des tableaux de bord, identifiez des indicateurs et en assurez le suivi, produisez des bilans et des statistiques;
- Programmez le calendrier et la convocation des conseils (Conseil d'école, Commission de recherche, etc.), des réunions avec les services internes (Conseil de direction, comité de pilotage) et externes à l'école (Audit CTI, évaluation HCERES);
- Établissez des comptes-rendus de réunion et des relevés de décision;
- Sélectionnez et diffusez de l'information en interne et en externe;
- Assurez la circulation de l'information, communiquez avec les services de la structure et les partenaires extérieurs;
- Effectuez l'interface avec les services de l'établissement (gouvernance, direction des ressources humaines, cellules juridiques marchés, service du patrimoine, service financier);
- Informez et accompagnez dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure;
- Répondez aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur;
- Utilisez les outils spécifiques à l'établissement;
- Gérez les dossiers des enseignants statutaires (saisie des responsabilités administratives);
- Gérez le(s) agenda(s) et contrôlez les échéances;
- Assurez l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes.

Dans le cadre d'activités spécifiques, vous:

- Suivez le bilan des campagnes d'emploi;
- Assurez le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques);
- Rédigez des notes et des courriers administratifs.