Assistant de la Proximité H/F Société Dauphinoise pour l'Habitat

Sous l'autorité de la Directrice de la Proximité, vous assurerez les missions principales suivantes :

Assurer le suivi fournisseurs et la gestion administrative associée

Organiser les rendez-vous fournisseurs et rédiger les comptes rendus.

Classer et partager les documents relatifs aux fournisseurs dans l'espace collaboratif (SharePoint).

Aider les managers à la préparation des documents nécessaires aux réunions avec les fournisseurs (éléments de facturation, suivis divers).

Réaliser différents reportings (FNP, engagements, plateformes fournisseurs, GED...) en lien avec la Chargée de reportings et ISAP.

Mettre en oeuvre des requêtes de contrôle des données en collaboration avec la Chargée de reportings et ISAP.

Apporter un renfort ponctuel sur des diverses opérations en lien avec les fournisseurs (pointage de factures...)

Faciliter la coordination et les échanges avec les autres services

Assurer le lien entre les territoires et les services transverses (juridique, patrimoine, finances, etc.) afin de garantir des réponses collectives et harmonisées.

Participer à la transmission et à la consolidation des informations nécessaires au traitement de dossiers communs (litiges fournisseurs, tableaux de suivi techniques, etc.).

Contribuer à l'optimisation des processus de communication et à la diffusion des bonnes pratiques entre territoires.

Gérer certaines commandes et suivre des prestations spécifiques

Réaliser et suivre les bons de commande relatifs aux prestations et autres besoins spécifiques.

Suivre la réception et la conformité des prestations commandées.

Garantir la traçabilité et le classement des documents associés

Assurez diverses missions transversales

Participer à la mise en oeuvre et au suivi de missions transverses communes à l'ensemble des Territoires (accueil des nouveaux collaborateurs, courriers sensibles, observatoire sécurité, cahiers sécurité, troubles de voisinage, demandes d'adaptation...).

Assurer la transmission fluide des informations entre les différents acteurs de la Proximité et les services supports de la SDH.

Contribuer à la continuité de service en apportant un appui ponctuel aux Territoires en cas de besoin

Apporter un appui transversal et un renfort opérationnel aux territoires

Intervenir en appui ponctuel auprès des équipes territoriales selon les besoins de l'activité.

Contribuer à la continuité de service en cas d'absence d'un(e) Assistant(e) de Territoire.

Participer à l'harmonisation et à la mutualisation des pratiques administratives au sein des territoires.