Chargé Administration des Ventes H/F

I-Sep

Le(la) salarié(e) sera sous la responsabilité du Responsable Administratif et Financier et la réussite de sa mission nécessitera une forte implication et une grande autonomie. Ce poste offre une totale vision et maitrise du cycle de vente de la société. Un sens aigu de la satisfaction clients, du reporting et du collectif sont requis. Une connaissance du bloc opératoire est un plus.

Missions confiées :

ADV

- S'assurer de la prise en compte effective et de l'enregistrement des commandes, et garantir leur expédition et leur livraison auprès du client.
- Faciliter les relations entre les différents prestataires et services internes afin d'assurer la bonne réalisation des ventes (transporteurs, commerciaux...).
- Maintenir le lien entre l'équipe commerciale et les fonctions technique/support clinique.
- Travailler en relation étroite avec les divers services de l'entreprise (achat, comptabilité, logistique, finance ...).
- S'assurer de la bonne transmission des informations administratives relatives à la vente entre les parties prenantes.
- Gérer la facturation, l'éventuel dépôt sur CHORUS, les avoirs clients ainsi que les impayés ou les litiges éventuels en réalisant des contrats de vente et documents export (comme les certificats d'origine).
- Assurer la veille des appels d'offres, réaliser un suivi et coordonner les parties prenantes, être responsable des réponses techniques aux appels d'offres.
- Elaborer des tableaux de bord de suivi de KPI

Support clients

- Assurer la relation client à travers différents canaux (téléphone, e-mail ou encore outils informatiques de type CRM), être le référent de premier niveau pour la hotline clinique, et mettre à jour les informations de chaque interlocuteur

Logistique

- Piloter les opérations de fret avec nos transporteurs, sur le périmètre ventes (FR, EUROPE), achats (FR, IT, TN, CN...), salons (MONDE) et production (FR)
- Rechercher, choisir et gérer une solution logistique adaptée selon les besoins : demande de cotation, étude de prix, organiser les expéditions et importations

- Respecter les exigences du système qualité sur son périmètre
- D'une manière générale, support aux équipes commerciales
- Soutien global sur les tâches administratives et financières, selon les besoins du service

Issu d'une formation supérieure Bac +2, de type BTS Gestion de la PME, BTS comptabilité et gestion, BTS Management commercial opérationnel (MCO) ou encore un BUT techniques de commercialisation.

Compétences techniques :

- Bonne maîtrise des logiciels de gestion
- Excellente maîtrise des outils de bureautique et notamment de tableurs
- Connaissance des bases de la comptabilité
- Connaissance des outils de suivi et de gestion de contrats
- Bonnes connaissances des incoterms, ainsi que des opérations de dédouanement
- Bonnes connaissances des normes et réglementations relatives au commerce international
- Bonnes connaissances du bloc opératoire ; défaut, du milieu médical

Compétences relationnelles :

- Bonne communication écrite et orale, et capacité humaine / relationnelle
- Être responsable, autonome, capable de prendre des initiatives et piloter son activité
- Être impliqué.e, enthousiaste et dynamique
- Faire preuve de professionnalisme
- Anticiper et être force de proposition
- Être organisé.e en ayant une bonne réactivité et de la rigueur
- Faire preuve de curiosité et avoir le sens du détail
- Bonnes aptitudes à la négociation, avec des capacités de conciliations et le sens de la diplomatie
- Être empathique et avoir une grande capacité d'écoute, avec un excellent sens du service clients.
- Faire preuve d'une bonne gestion des priorités, d'adapter ses réponses en fonction des situations et d'apporter des solutions même dans les moments critiques.
- Respect des valeurs, règles et exigences de l'entreprise

- Niveau : Bac +2 minimum ; BTS ou BUT

- Expérience : 10 ans minimum à un poste similaire ; idéalement dans le secteur hospitalier et/ou des dispositifs médicaux

- Logiciels : Pack Office, CRM (Pipedrive) et gestion/facturation (Pennylane)

- Langues : Français + Anglais niveau C1/advanced minimum

Startup basée à Nantes, spécialisée dans le traitement sanguin lors d'interventions en bloc opératoire. Nous commercialisons notre dispositif médical innovant depuis fin 2022. Notre solution est présente en France et en Europe.