Ensosp- Assistante Administrative H/F

Service Public

GROUPE RIFSEEP : 2
Affectation
Département des études, de la stratégie, de la gestion de crise et de la résilience des territoires -Pôle des études - Service de la certification qualité, des commissions et jurys de validation de l'Ensosp
Enjeux du poste Assister la cheffe de bureau de gestion administrative et de suivi des commissions/jurys
Vos activités principales

1. Suivi administratif des commissions et jurys
-Gérer les plannings, organiser les réunions de service (convocations, salles, logistique).
-Assurer la circulation de l'information et le suivi du courrier.
-Gérer les courriels entrants et sortants sur la messagerie admin@****@****.**
-Réceptionner et classer les dossiers de dispense (mail ou courrier) en veillant à respecter la procédure FP-DISP-01 définie par le service
-Préparer les dossiers des commissions (évaluations, synthèse de présentation, ordre du jour).
-Archiver les actes administratifs et mettre à jour les registres.
2. Suivi administratif et production documentaire
-Mettre à jour les bases de données et suivre le compte rendu des décisions par voie de formation et de dispense.
-Éditer les titres (diplômes, attestations) et assurer leur envoi.
-Participer à la gestion des fournitures et à l'amélioration des outils.
3. Appui transversal et communication
-Accueil et information des interlocuteurs internes et externes
-Appui à la traçabilité et au suivi Qualiopi
-Tenir à jour les outils partagés (calendriers, tableau de bord des certifications).
-Participer à la vie du service et assurer la continuité du service.
Vos perspectives
Ce poste peut évoluer vers :
- Une montée en autonomie dans la gestion des commissions et jurys,
- La prise en charge des processus administratifs.
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
Responsabilité sur la qualité des documents administratifs produits et transmis aux SIS (respect de la charte documentaire, apposition du cachet de la Marianne).
Obligation de confidentialité relative aux évaluations et à la préparation des commissions et jurys.
Régime horaire : 38 heures hebdomadaires (flexibles) avec 29 jours de congés annuels et 16 jours ARTT ;
-Télétravail possible;
-Accès routier facilité, grand parking gratuit et sécurisé, installations sportives accessibles;
-Adhésion au CNAS et à l'amicale des personnels;
-Prise en charge d'une partie de la protection sociale complémentaire (PSC pour15€)
-Prise en charge d'une partie de la restauration (restaurant administratif sur place)
Date de mise à jour de la fiche de poste 06/11/2025