Assistant de Gestion Administrative et Financière H/F

Service Public

Définition des fonctions :

Dans un service de 19 agents dédié aux redevances, à la performance des ouvrages et aux affaires générales et financières, l'assistant(e) de gestion assure deux missions principales selon la répartition indicative suivante : la gestion administrative de la direction territoriale (65%) et l'appui à l'instruction financière des subventions (35%).

1°) Gestion administrative
Au sein du pôle de gestion administrative, l'assistant (e):

- Organise son travail en étroite collaboration et complémentarité avec les 3 autres agents du pôle administratif en vue d'assurer la continuité de service.
- Collabore avec les autres agents du pôle et assure le suivi et la gestion:
- Des dossiers et notes préparatoires pour les réunions
- Des courriers (entrants et sortants)
- De l'archivage
- Des réunions et évènements de la direction territoriale
- Supplée les autres assistantes du pôle administratif en leur absence dans le cadre d'une organisation définie à l'avance, y compris l'assistante de direction)
- Contribue à assurer l'accueil
- Contribue à la gestion de proximité en collaboration avec la correspondante ressources humaines de la direction territoriale et contribue au suivi des dépenses (notamment les frais de cantine, de médecine du travail). La gestion des ressources humaines est centralisée au siège de l'Agence de l'eau situé à Courbevoie avec des correspondants répartis dans chaque Direction territoriale.

2°) Appui à la gestion financière des aides
Dans le pôle financier et logistique et en étroite collaboration et complémentarité avec les agents du pôle administratif, l'assistant (e):

- Contribue à l'élaboration et à l'amélioration continue du traitement et du suivi des dossiers de paiement des aides,du dépôt de la demande de paiement électronique jusqu'à l'archivage du dossier;
- Participe à la gestion des prolongations et avenants (envoi des accusés de réception, sollicitation des avis techniques et hiérarchiques, mise à jour des tableaux de suivi des délais)
- Élabore et suit les courriers de publipostage et plus généralement les courriers liés à l'instruction financière des aides sur le logiciel dédié;
- Participe, en tant que de besoin, à l'instruction des dossiers de paiements simples en appui aux instructeurs financiers des aides lors d'absence ou pour permettre l'apurement des aides ou atteindre les objectifs financiers de fin d'année.
- Collabore avec l'instructrice de gestion budgétaire pour la mise en place et le suivi des stocks de fournitures
- Accompagne et apporte son expertise pour le suivi de l'inventaire