Secrétaire H/F

Maison de l Enfance

Le Service des « Mineurs Non Accompagnés » situé au 4 avenue de Gairaut est une structure dont la mission principale est d'offrir une aide individualisée ainsi qu'un cadre éducatif à 61 adolescent(e)s de 16 à 18 ans ayant le statut de Mineurs Non Accompagnés. Ces jeunes sont hébergé(e)s en diffus et accompagné(e)s dans le cadre de la protection de l'enfance par un équipe de huit travailleurs sociaux.
Le service propose :
- Un logement sous forme d'appartements copartagés situés dans le diffus de la ville, à Nice Nord, Nice Centre ou Nice Ouest.
- L'élaboration d'un projet personnalisé reprenant les différents domaines concernant la vie du jeune.
- Un accompagnement et un suivi dans l'ensemble des démarches administratives, d'orientation scolaire et professionnelle, de santé, de citoyenneté...

En tant que secrétaire du service vous devrez :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Effectuer et traiter toutes formes de communications (courriers, téléphoniques, électroniques.) et en assurer la traçabilité.
- Gérer le dossier de l'usager, de l'admission à la fin de prise en charge en utilisant le pro logiciel Némo.
- Assurer une veille sur toutes les échéances liées à la situation des jeunes accueillis : écrits obligatoires (rapports, projets personnalisés, etc.), attestations de droits, expiration des documents en possession des mineurs, etc.
- Saisir et traiter des données spécifiques à l'activité sur des logiciels adaptés (tableau suivi, logements, échéances diverses.)
- Participer à la réalisation/actualisation de certains documents-cadres (Rapport d'activité, cahier des procédures.)
- Participer à des temps de réunion sur le service, le domaine et le secteur
- Gérer des éléments RH (absence, accident du travail, dossier stagiaires et bénévoles.), en lien avec l'assistante de direction
- En lien avec la coordinatrice et la Direction de l'Immobilier de la Fondation de Nice, participer à la prise de rendez-vous et au suivi des demandes liées aux appartements du service
- Appuyer l'équipe de travailleurs sociaux en concourant au suivi administratif et scolaire/professionnel des jeunes accueillis :
- Constitution de dossiers administratifs destinés aux Ambassades et Consulats (ou Mairie, le cas échéant) et prise de rendez-vous auprès des instances concernées
- Constitution et transmission de dossiers destinés à l'ouverture des comptes bancaires des adolescents
- Préparation des dossiers destinés à la Préfecture, avec les adolescents
- Assurer l'envoi (mails, courriers), la réception et le suivi des documents scolaires et professionnels des mineurs confiés auprès des différents partenaires : Conseil Départemental, Ecoles, Centres de Formation, Mission Locale, etc.
- Gérer les commandes et les stocks de fournitures de bureau

Profil souhaité :
- Expérience significative dans le champ de la protection de l'enfance ou dans l'accompagnement administratif d'un public appréciée
- Sens du travail en équipe ; bonnes capacités relationnelles
- Capacité de travailler en collaboration avec le responsable d'activités, la cadre de proximité et le secrétariat de direction.
- Capacité de travail en autonomie, de réactivité et développement d'outils communs : proactivité et force de propositions attendues.
- Bonne capacité rédactionnelle
- Maitrise de Word