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Assistant Administratif Polyvalent H/F Groupe ACAF

Gap - 05
CDI
Bac +2
Industrie Manufacturière
Exp. - 1 an
Exp. 1 à 7 ans

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Les missions du poste

Nous recrutons un(e) Assistante Polyvalente (H/F) en CDI, pour accompagner le fonctionnement quotidien de notre agence basée à Gap (05).

Vous intégrez une agence à taille humaine (15 salariés) et assurez un appui administratif transversal auprès de l'ensemble des services du site.

Missions :

SAV :

- Assurer l'accueil téléphonique et physique du service SAV
- Traiter, transmettre et suivre les demandes d'intervention
- Planifier et mettre à jour les rendez-vous des techniciens (contrôle technique, pompage etc.)
- Préparer et envoyer les rapports d'activité aux clients
- Créer et mettre à jour les fiches des appareils et la base de données SAV
- Gérer les cartes SIM et la base des téléalarmes
- Programmer, vendre, expédier et facturer les télécommandes

Commercial :

- Suivre les appels d'offres et les donner à la cellule de chiffrages
- Etablir, transmettre, enregistrer et relancer tous types de devis, propositions contrats
- Informer les clients (planning, pièces en commande, dates, affichages, ...)
- Effectuer les demandes d'achats

Chantier :

- Créer les dossiers de chantier (papier et informatique)
- Envoyer les plans aux architectes
- Lire les comptes-rendus et transmettre les informations aux équipes
- Etablir et envoyer les DOE (bureau de contrôle et clients)
- Etablir et diffuser les documents administratifs (PPSPS, déclaration de sous-traitance, BREAM)
- Suivre les réserves, leurs levées et les non-conformités auprès des fournisseurs
- Etablir, diffuser et enregistrer les conventions de mise en service chantier
- Réceptionner et suivre les demandes d'interventions en GPA
- Aider à la préparation de chantier (les déclarations de voirie, demande d'accès, réservation de parking,)

Gestion administrative :

- Traiter, Transmettre et répondre aux mails
- Réaliser l'accueil téléphonique et physique
- Enregistrer, Transmettre et archiver tous les documents liés à l'activité
- Prendre en charge le courrier (tri, diffusion, affranchissement, ramassage,)
- Effectuer toutes les tâches permettant le bon fonctionnement du service

Votre profil :

- Titulaire d'un Bac à Bac +2 dans le domaine de la gestion administrative
- Vous disposez d'une expérience significative dans un poste similaire
- Vous possédez d'excellentes compétences organisationnelles et rédactionnelles et faites preuve de sens du service, de confidentialité et d'une grande adaptabilité.
- Vous êtes capable de gérer plusieurs tâches simultanément et de prioriser efficacement.

13ème mois
Participation et intéressement
Paniers repas ou Tickets restaurant selon le poste
Mobilité interne
Convention collective de la métallurgie
Equilibre vie personnelle et professionnelle
Epanouissement professionnel dans un environnement stimulant
Esprit d’équipe, convivialité, entraide
Avantages d’une grande entreprise
Groupe français, indépendant et multi-sites
Charte Télétravail : un jour / semaine pour les emplois éligibles
Maintien de salaire à 100% des congés maternité/paternité

Les avantages chez ACAF :

- Poste basé à Gap (05).
- 35h/semaine : Du lundi au vendredi 8h-12h // 14h-17h
- Salaire à définir selon profil/expériences
- Tickets restaurants (9.5€ pris en charge à 60% par l'employeur)
- 13ème mois (à partir de trois mois d'ancienneté)
- Intéressement et Participation (à partir de trois mois d'ancienneté)
- Convention de la métallurgie

Poste à pourvoir rapidement !

Les étapes de recrutement

Les étapes de recrutement peuvent varier selon l'offre à laquelle vous postulez.

Le CV est retenu : Alice ou Elodie, Chargée RH, effectue un premier entretien téléphonique
L’entretien est concluant
Tu rencontres la chargée RH et le ou la responsable de service
Le retour d’entretien est effectué dans les 10 jours qui suivent.