Assistante Administrative - Commune de Saint-Martin-De-May H/F

Communes

Chargée d'apporter son soutien en matière de gestion, de communication, d'information et suivi de dossiers, et est en contact régulier avec le maire, la responsable des services et les élus.
Assiste le responsable des services, le maire et les élus afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, préparation de réunions, accueil, ...).
Organise et coordonne les informations internes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la commune.

Secrétariat du maire et des élus
- Suivi des dossiers des commissions en assurant le lien avec les différentes personnes concernées.
- Envoi des convocations et des documents nécessaires au bon suivi des commissions aux élus et aux agents concernés.
- Prise de notes, rédaction.
- Assurer les tâches de secrétariat.
- Préparation et organisation de rendez-vous et réunions et réservation des salles.
Gestion de l'agenda des élus et des priorités.
- Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers.
- Organisation des déplacements, des réunions et des rendez-vous
- Remise en forme de documents sous une forme appropriée.
- Répartir et suivre de la circulation des parapheurs.
- Tenue des fichiers contact (sur Outlook) : collecte d'informations et mise à jour.

Gestion des flux de documents entrant et sortant
- Réception du courrier entrant et maintien du registre adéquat.
- Envoi du courrier sortant et maintien du registre adéquat.
- Distribution/diffusion du courrier vers les services concernés.

Accueil physique et téléphonique
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages.
- Prioriser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou d'importance.
- Offrir un premier niveau de renseignement, orienter l'interlocuteur vers l'agent ou le service compétent.
- Garantir la confidentialité.
- Gestion de la réservation et tenue du planning des salles de la commune déléguée de May-sur-Orne (salle des fêtes, salle du conseil, salle des associations et, le cas échant, salle de la cantine de l'école Edmond Lejeune).

État civil
Délivrer et enregistrer les différentes demandes d'actes (copie d'acte, avis de mention, livret de famille, transcription, décès, naissances)
Renseigner le logiciel COMEDEC.
Accomplir et assurer le suivi des dossiers mariage, PACS et parrainage civil.
Gérer le planning des différentes cérémonies.
Tenir les registres d'état civil.

Recensement militaire

Elections