Assistant Administratif - Cias du Canton d'Aime H/F

Structures de coopération territoriale

Sous l'autorité de la directrice de l'EHPAD, vous serez en charge de l'accueil des usagers et de la gestion administrative.

Accueil de qualité des usagers : accueillir, orienter et conseiller :
- Assurer l'accueil, l'information et l'orientation du public,
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques, prendre des messages et les transmettre,
- Assurer la gestion de l'accueil en garantissant un accueil de qualité, courtois et professionnel,
- Assurer la gestion de la messagerie électronique et de l'accueil informatique.
- Assurer la communication avec les familles (mails, affichage, courriers)

Gestion administrative de l'accueil :
- Assurer le suivi et la traçabilité des demandes (cahier d'accueil, logiciel de gestion),
- Gestion du courrier
- Gérer les stocks de fournitures et les commandes diverses.
- Appuyer les directrices dans la gestion et la préparation administrative des dossiers : mise en page de documents, présentations PowerPoint, organisation de réunions, suivi de tableaux de bord, etc
- Assurer l'archivage et le classement des documents
- Saisie des mandats et des titres pour les factures Ehpad et résidents
- Constituer les dossiers d'admission des nouveaux résidents
- Suivre les dossiers administratifs (sécurité sociale, mutuelle, APA)
- Préparer les contrats de séjour et avenants
- Gérer les demandes d'admission : réception, enregistrement et suivi des dossiers via trajectoire ; reporting des situations à la direction