Assistant Administratif et d'Accueil H/F

Gip- Formation Continue et Insertion Pr

Ce poste est ouvert à toutes les candidatures, sans distinction, y compris aux personnes en situation de handicap.
Travailler au sein des équipes du GIP FCIP, c'est contribuer à l'intérêt général (au service de la politique académique du rectorat de Poitiers) dans une organisation à taille humaine.
Le poste est rattaché au pôle marchand, au sein de l'activité apprentissage (CFA académique). Il joue un rôle crucial d'interface entre le CFAA et ses interlocuteurs en veillant à assurer un environnement d'accueil conforme à la culture de la structure.
92%* de nos salariés trouvent un sens à leur travail, 95%* apprécient l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle (*baromètre climat social 2025).

Mission 1 : participer à la gestion administrative

Traiter les contrats d'apprentissage : préparation des éléments liés au dépôt des contrats auprès des différents financeurs
Contrôler les pièces du dossier et le mettre en conformité le cas échéant
Numériser et envoyer les pièces aux différents interlocuteurs
Accompagner et suivre les apprentis
Accompagner les entreprises dans la gestion des contrats d'apprentissage
Saisir et mettre à jour les bases de données

Mission 2 : participer à la gestion de la facturation et le suivi budgétaire

Demander et suivre la facturation auprès des OPCO
Saisir les dépenses et recettes sur le logiciel budgétaire
Compléter les outils d'analyse et tableaux de bord (tableurs Excel)

Mission 3 : réaliser l'accueil du CFAA

Gérer la ligne téléphonique et le mail générique du CFAA
Assurer les contacts avec les interlocuteurs à la demande
Répondre aux demandes internes et externes de premier niveau
Orienter vers l'interlocuteur compétent pour les demandes de second niveau
Traiter le courrier entrant et sortant, assurer sa distribution aux personnes concernées
Participer à la logistique des réunions organisées par le CFAA le cas échéant

Profil recherché
Vous êtes fait(e) pour ce poste si vous possédez :

Un diplôme Bac +2 minimum
Une expérience significative dans le domaine de l'administratif et du secrétariat
De solides compétences en communication et organisation
Toute connaissance de l'activité (formation en apprentissage) sera fortement appréciée

Conditions du poste :

Catégorie B de droit public
CDD annuel (année scolaire) renouvelable jusqu'à 5 fois avant CDI

Avantages :

Salaire en fonction de l'expérience (jusqu'à 1975€ brut / mois + prime mensuelle 200€)
Prime de fin d'année (votée en CA)
Télétravail ouvert (1 à 2 jours par semaine)
45 à 47 jours de congés (25 CA + 20 RTT + 2 jours de fractionnement)
Supplément Familial de Traitement
Jusqu'à 12 jours enfant malade
Participation (75%) à l'abonnement transport