Assistant - Assistante de Direction H/F

Ordre National des Pedicures Podologues

Activités principales

- Secrétariat administratif de direction

o Préparer et organiser la logistique des différents événements institutionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, visio-conférences.).
o Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du président et du secrétaire général (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions.).
o Secrétariat des membres du Conseil National et du Bureau : rédaction de courriers / classement / conservation des courriers et documents Institutionnels, administratifs et professionnels, suivi des demandes et réponses
o Emargement, enregistrements, prises de notes, comptes rendus et procès-verbaux des réunions de Conseils et Bureaux Nationaux
o Secrétariat du Comité de relecture : processus de relecture des Bulletins des CROPP / CIROPP : recueil, transmission au comité de lecture, compilation, retour
o Secrétariat des commissions de travail du conseil : ordre du jour, émargements, réservation des salles, suivi (transmission, compilation, retour et classement) Si besoin, a la demande des rapporteurs de commission : prise de notes et secrétariat de séance.
o Mise en forme des documents et travaux des commissions avant et après vote en Conseil national a des fins de publication/diffusion.
o Lien de coordination avec les CROPP et CIROPP : communication des consignes et informations liées au fonctionnement de l'institution.

- Gestion des mails externes

o Transmission aux personnes services concernés / Proposition rédaction / suivi des réponses

Autres activités :

- Communication interne et communication externe

Outils de communication :
o Charte graphique, travaux d'impression
o Gestion, mise à jour des fichiers institutionnels / presse

Rédactionnels - Revue et Internet :
o Analyse du besoin des utilisateurs du site, visibilité statistique
o Veille à la cohérence et à l'actualisation des rubriques
o Gestion des petites annonces
o Coordination des pages régionales en lien avec les CROPP
o Mise en forme et diffusion du Rapport d'activités annuel en collaboration avec la conseillère en communication

- Secrétariat Elections ordinales - En lien avec le service juridique
- Secrétariat polyvalent en fonction des besoins des services
- Mission de remplacement en cas d'absence de la secrétaire standardiste

o Accueil physique
o Réception et traitement des appels
o Traitement du courrier entrant et diffusion dans les différents services
o Affranchissement du courrier .