Assistant du Directeur de Cabinet H/F

Préfecture du Haut-Rhin

GROUPE RIFSEEP : 1

Vos activités principales:

- Gestion de l'agenda du directeur de cabinet, coordination des agendas des différents membres du corps préfectoral;
- Organisation des déplacements du directeur de cabinet: interface avec le garage et utilisation de la plateforme Chorus DT pour les commandes de titres de transport;
- Planification, organisation et suivi des réunions;
- Organisation des déjeuners, dîners et autres manifestations se déroulant à la résidence préfectorale en lien avec le cuisinier du préfet. Edition des chevalets de table et menus;
- Suivi du budget du directeur de cabinet (carte d'achats + saisie sur Chorus Formulaire);
- Mise à jour de la base de données du secrétariat;
- Gestion des messageries fonctionnelles;
- Gestion des fournitures de bureau et commandes;
- Rédaction des courriers;
- Suivi des dossiers du directeur de cabinet;
- Accueil téléphonique et filtrage des appels;
- Accueil des visiteurs (réunions, rendez-vous);
- Archivage informatique et papier.

Votre environnement professionnel :

Activités du service :

L'assistant travaille en relations étroites avec le directeur de cabinet et le préfet et est également en relation avec les services du cabinet, les services du secrétariat général et les directions départementales.
Une connaissance de l'environnement professionnel au sein du cabinet est essentielle. Une connaissance des autres services de la préfecture et des services de l'État peut être utile.

Composition et effectifs du service

Le pôle secrétariat est composé du:
Secrétariat particulier de M. le préfet - Secrétariat du directeur de cabinet - Secrétariat du secrétaire général

Liaisons hiérarchiques :
Le directeur de cabinet

Liaisons fonctionnelles :
En interne: directeur de cabinet, membres du corps préfectoral, chefs de service, chefs de pôle, agents.
En externe: Ministère de l'intérieur et autres ministères, préfectures et sous-préfectures, directions extérieures, collectivités territoriales, élus.