Executive Assistant & Office Manager H/F

Goldilocks

À propos du rôle

Nous recherchons un(e) Assistant(e) de direction & Office Manager pour soutenir notre Chief of Staff et notre HR Manager dans un environnement rapide et exigeant. Ce rôle hybride combine soutien exécutif, coordination administrative et gestion des bureaux, avec beaucoup de possibilités d'évolution selon vos points forts.

Ce que vous ferez

Assistanat exécutif :

- Assumer toutes les tâches administratives et back-office (URSSAF, DGIP, OPCO, assurances, demandes de visa, etc.)
- Garantir l'ensemble de la pré-comptabilité afin d'assurer une clôture mensuelle fluide et respecter les délais (via Pennylane, Qonto, AGICAP)
- Préparer les factures et superviser les paiements fournisseurs et clients
- Organiser les événements de l'entreprise (sur site et hors site), en France et à l'étranger
- Gérer les déplacements des dirigeants et des employés : vols, hôtels, transferts - tout en anticipant les besoins logistiques
- Apporter un support quotidien sur les aspects RH : onboarding, offboarding, répondre aux demandes des employés, etc. (via Payfit)
- Aider à structurer les processus internes (Drive, Notion) et veiller à une communication interne fluide
- Apporter un soutien ponctuel et ad hoc sur des projets internes (par exemple : conformité RGPD, dossiers de financement BPI, documentation CIR / CII)

Gestion des bureaux (Office Management) :

- Veiller au bon fonctionnement des bureaux à Paris, Lyon, NYC et Londres
- Coordonner avec les équipes RH, opérations et fournisseurs (fournitures, budget, maintenance)
- Servir d'interlocuteur clé entre le comité exécutif et les équipes - assurer une communication claire et un suivi approprié selon les processus en place
- Contribuer à l'entretien d'une culture d'entreprise positive et organiser des événements internes

Ce rôle est évolutif et pourra s'étendre en fonction de vos compétences, de votre initiative et de vos intérêts.

- Diplôme de niveau licence ou supérieur + au moins 5 ans d'expérience en tant qu'EA/OM dans une scale-up ou un environnement performant (tech, finance, consulting)
- Maîtrise complète de l'anglais (C1+) et du français
- Bonne connaissance des outils comme Google Workspace, Slack, Notion, ainsi que des outils comptables / RH comme Pennylane, Qonto, Payfit, AGICAP
- Solides compétences en administration financière & RH
- Connaissance de la convention collective SYNTEC
- Capacité prouvée à gérer plusieurs tâches, à prioriser, et à traiter des informations sensibles en toute discrétion

Qualités recherchées : très organisé(e), souci du détail, capable de prioriser et de respecter les délais, bon relationnel (communication fluide avec des employés de cultures et fuseaux horaires différents), proactivité, autonomie, esprit solution, fiabilité, discrétion.

Formance construit la prochaine génération d'infrastructures financières - open-source, conçue pour les développeurs, et destinée à alimenter les produits fintech les plus ambitieux de demain. Soutenus par des investisseurs de premier plan, nous sommes une entreprise post-Series A basée aux États-Unis et en France, en forte croissance, avec des bureaux à Paris, Lyon, New York et Londres.