Assistante de Direction - Mairie de Tarascon sur Ariege H/F

Communes

Sous l'autorité de Monsieur le Maire, l'Assistant.e de Direction du Maire et du Cabinet du Maire a en charge la gestion des affaires courantes liées aux fonctions. Il ou elle conduit la gestion administrative et matériele de l'activité du Maire et de son Cabinet. Il ou elle apporte une aide permanente au Maire en termes d'organisation personnelle, de gestion des plannings, d'organisation des réunions, de communication, d'information, d'accueil, de suivi du courrier utilisation du logiciel parapheur, d'organisations des déplacements. Il ou elle contribue également à appuyer l'activité des services culture et communication en lien avec la responsable de cabinet.
Pour mener à bien ces missions, il, elle sollicite régulièrement l'ensemble des services, les élus et les partenaires extérieurs.

Dans le cadre des missions d'assistant.e du Maire :
- Accueil téléphonique, filtrage et orientation des administrés.
- Gestion, enregistrement, traitement et suivi du courrier.
- Gestion des invitations et sollicitations adressées au Maire et aux élus.
- Organisation et suivi de l'agenda du Maire (RDV, réunions, déplacements).
- Rédaction de courriers, invitations, mailings et divers supports.
- Préparation et suivi des cérémonies officielles et événements municipaux (listing, commandes, etc.).

Dans le cadre des missions d'assistant.e du pôle Culture & Communication (animation territoriale)
- Suivi administratif des associations : salles, fiches manifestations, demandes d0e matériel.
- Soutien administratif et logistique à la préparation et réalisation des événements de la régie municipale.
- Suivi des dossiers de partenariat.
- Aide à la réalisation de supports de communication (print et numérique).