Adjoint au Directeur·rice des Secrétariats Médicaux H/F Institut Curie

Relations hiérarchiques :

N-1 : Assistantes médicales transverses, chef(fe) d'équipe archives-vaguemestres.

N+1 : Directeur(rice) des secrétariats Médicaux (DSM)

N+2 : Directeur(rice) Adjointe de l'Ensemble Hospitalier.

Votre mission :

L'adjoint(e) de la DSM assure le pilotage stratégique, organisationnel et managérial des équipes médico-administratives de son périmètre. Il/elle encadre les équipes sous sa responsabilité, coordonne les ressources, harmonise les pratiques, veille à la qualité du service rendu, élabore et suit les budgets, et déploie les projets institutionnels. Il/elle garantit la qualité, la gestion des risques et l'harmonisation des pratiques sur son périmètre. Il/elle est également responsable, sur le volet médico-administratif et à l'échelle de l'EH, de la formation, des parcours de soins, de la coordination des recrutements et de l'intégration des alternants.

Vos principales activités :

Management

Management et animation des équipes sous sa responsabilité :

- Accompagne et soutient les managers des secrétariats médicaux et assistant(e)s médicales (AM) sous sa responsabilité dans la résolution des dysfonctionnements, la gestion des crises et la prise de décision.
- Assure la continuité de l'activité médico-administrative de son périmètre, notamment en organisant les remplacements lors des congés et en redéployant les effectifs si nécessaire.
- Gère les tensions, conflits et les entretiens de recadrage concernant les équipes de son périmètre. Participe aux procédures disciplinaires aux côtés de la DSM.

Développement des compétences :

- Evalue les pratiques professionnelles et veille au développement des compétences individuelles et collectives des équipes sous sa responsabilité.
- Valide les demandes d'évolution professionnelle des équipes de son périmètre, consolide et priorise leurs besoins en formation.
- Garantit la qualité de service des secrétariats médicaux, en soutenant une dynamique d'amélioration continue et en veillant à l'application des bonnes pratiques sur l'ensemble de son périmètre.

Pilotage stratégique et organisation de l'activité médico-administrative

Pilotage stratégique et gestion de projets :

- Organise les évènements institutionnels en lien avec les secrétariats médicaux.
- Participe aux groupes de travail des projets institutionnels sur proposition de la DSM.
- Relaie les orientations institutionnelles, déploie et met en oeuvre les projets institutionnels auprès de ses équipes.

Pilotage et organisation de l'activité médico-administrative :

- Gère et pilote le processus de construction et de suivi budgétaire des ressources médico-administratives de son périmètre : élabore et suit le budget de fonctionnement (écarts entre effectifs prévisionnels et réalisés), prépare et participe à la réunion annuelle de contractualisation.
- Pilote l'activité médico-administrative, ajuste les ressources à l'activité réelle, mesure la performance des secrétariats médicaux et des organisations médico-administratives, et en assure le reporting auprès de la DSM.
- Supervise l'organisation opérationnelle des équipes médico-administratives sur son périmètre.
- Contribue à la gestion et au pilotage du budget d'investissement, en lien avec la DSM.
- Est responsable de la gestion des travaux et des ressources matérielles pour son périmètre Recrutement et gestion des effectifs.
- Est responsable du recrutement des managers et AM/SM sous sa responsabilité, en agissant en étroite collaboration avec le service recrutement de la DRH. · Arbitre et formalise les demandes de remplacement (DAR) pour les postes médico-administratifs (CDD et CDI).

Activités transversales

Formation :

- Est responsable de la définition et de l'amélioration continue de la politique de formation annuelle de l'ensemble des secrétariats médicaux de l'Institut Curie.

Recrutement :

- Supervise l'ensemble du processus de recrutement et coordonne la mobilité interne en lien avec la DRH.
- Supervise et organise le recrutement et la formation des alternants des différents départements, en lien avec la DRH, les cadres de départements AM et les AM formatrices.
- Est responsable de l'organisation des relations avec les écoles.

Enseignement :

- Est responsable de la coordination et du suivi de l'organisation de l'activité d'enseignement.

Qualité et gestion des risques :

- Est responsable du contrôle de l'application des procédures qualité et de gestion des risques au sein de son ou ses département(s)/secteur(s). Il/elle met à jour les processus, procédures et modes opératoires, en lien avec les cadres de proximité, et veille à leur intégration dans la base documentaire institutionnelle.
- Evalue les pratiques professionnelles, en collaboration avec la DSM et la direction qualité, notamment dans le cadre des audits internes et des démarches de certification
- Garantit l'harmonisation des pratiques entre les sites de son périmètre.
- Evalue les risques professionnels et met en oeuvre des actions de prévention, en lien avec le service HSE et la DSM.
- Assure le suivi des événements indésirables (EI), en promouvant leur déclaration et en pilotant les plans d'action correctifs associés.
- Enquête sur les plaintes des patients portant sur le volet médico-administratif, sur délégation de la DSM.

Profil recherché:

Savoir-faire / Compétences techniques

- Leadership stratégique et managérial : exercer un leadership mobilisateur, incarner les valeurs institutionnelles, accompagner les cadres de proximité, et mettre en place des stratégies managériales adaptées.
- Communication et négociation : maîtriser les techniques de communication, notamment interdisciplinaire et auprès des différentes instances de direction, savoir adapter son discours aux interlocuteurs et aux contextes, y compris en situation sensible ou stratégique.
- Pilotage de la performance : suivre et analyser les indicateurs d'activité, de qualité et de ressources (tableaux de bord, effectifs...), et ajuster les organisations en conséquence.
- Conduite du changement et gestion de projet : piloter des projets transversaux (multisites ou inter-départements), accompagner les transformations organisationnelles et mobiliser les acteurs concernés.
- Optimisation des organisations : analyser, questionner et améliorer les processus et pratiques médico-administratives dans une logique d'efficience et d'harmonisation.
- Gestion des situations sensibles : repérer les tensions, gérer les conflits avec discernement, et maintenir un climat de travail serein.
- Réflexivité professionnelle : interroger et faire évoluer sa pratique dans une dynamique d'amélioration continue.
- Maîtrise des outils et référentiels : connaître les processus médico-administratifs et utiliser les outils métiers de manière experte.
- Vision transversale des organisations et compréhension des enjeux et processus relatifs à la formation, au recrutement et à l'enseignement.

Savoir /Connaissances

- Connaissance et compréhension des enjeux institutionnels
- Connaissance des organisations médico-administratives
- Connaissance de la cancérologie et de la terminologie associée

Savoir-être

- Travail en réseau et coopération : collaborer efficacement avec la DSM, les autres directions, travailler en transversalité et entretenir des relations de confiance avec les partenaires internes et externes.
- Responsabilité et éthique professionnelle : assumer ses décisions en cohérence avec les enjeux de l'établissement, faire preuve de discernement et d'objectivité.
- Communication et intelligence relationnelle : faire preuve d'aisance dans la communication, d'écoute bienveillante, de diplomatie et de maîtrise de soi, y compris en situation de tension.
- Capacité d'analyse et d'organisation : analyser, synthétiser, prioriser les tâches et optimiser les organisations avec rigueur et méthode.
- Autonomie et engagement : faire preuve de réactivité, d'adaptabilité, de prise d'initiative et de capacité à déléguer efficacement.
- Force de proposition : contribuer activement à l'amélioration continue et à l'innovation managériale.

Diplômes / Qualification(s) requise(s) :

- Master 2

L'Institut Curie consacre une politique en faveur de l'insertion des personnes en situation de handicap.

Vous avez l'esprit d'équipe? Vous êtesdynamiqueetbienveillant(e)?

Rejoignez-nous et le reste on s'en charge! Ensemble, prenons le cancer de vitesse!