Assistante de Direction Auprès du Cabinet - Mairie de Pont-De-Claix Le H/F

Communes

Assure un appui administratif et logistique dans la coordination des relations élus-cabinet, et dans la gestion et le suivi administratif de la politique du maire et des élus en matière de proximité, de visites de terrain et de valorisation des actions de la ville et de ses partenaires. Garantit une organisation et planification hebdomadaire des activités du service, et participe au développement de l'image de la collectivité.

Coordination et planification
- Coordonner les agendas des élus et du directeur de cabinet
- Organiser des réunions : convocations, logistique, en assurant une coordination hebdomadaire
- Organiser les déplacements, les cérémonies officielles et réceptions
- Coordonner les relations externes : priorisation et suivi des requêtes usagers, habitants, partenaires extérieurs
- Assurer une veille documentaire pour les élus
- Gérer et actualiser un fichier des contacts opérationnel

Gestion administrative
- Assurer le secrétariat des adjoints et conseillers municipaux délégués
- Assurer le secrétariat et gestion de la formation et des frais de déplacement des élus
- Assurer la constitution des dossiers pour le maire et les élus : note cabinet, note des services, informations pratiques
- Elabore le budget et participe à l'exécution budgétaire
Coordination des cérémonies protocolaires - Organiser les commémorations en relation les services partenaires
- Rédiger des invitations et courriers
- Mise à jour le fichier protocolaire et fichier « personnalité »
Appui au Directeur de Cabinet
- Mettre à jour le tableau de demandes de notes en lien avec la direction générale et suivre leur réception en amont.
- Conseiller le directeur de cabinet sur l'organisation des missions régulières, stratégiques ou d'urgence.
- Rester en veille sur les questions de dotations potentielles nécessaires à la bonne réalisation des missions du cabinet
- Participer aux réunions de cabinet et rendez-vous de coordination avec la métropole