Office Manager H/F

Randstad

Sous l'autorité du Délégué Général de l'Association, vous serez chargé du :
Support à la communication et aux relations avec les adhérents
- Coordination de la préparation des newsletters (mensuelles et bimensuelles) à destination des adhérents et mise en forme sur Mailchimp ;
- Coordination de la préparation des invitations électroniques aux évènements en présentiel et digitaux de NèreS ;
- Gestion du fichier des adhérents et de leurs collaborateurs, à travers un CRM (Salesforce) permettant l'accès aux différents services de l'Association (listes de diffusion, accès à l'espace adhérents / extranet.) ;
- Rédaction et mise en forme de documents (courriers, rapports, tableaux, notes, présentations diverses...).

Organisation et logistique
- Evènements en présentiels ou digitaux de l'Association (réunions du Conseil d'administration, du Bureau, Assemblées Générales, évènements en soirée, webinaires.)
Coordination de la préparation et du déroulé des événements de l'Association ;
Recherche de lieux et négociation des contrats pour les événements de l'Association ;
Suivi budgétaire des évènements ;
- Organisation et logistique des réunions internes et externes (réservation de salle de
réunion, voyage, hébergement.) auxquelles participent des salariés de l'Association.
Comptabilité
- Traitement des factures fournisseurs (préparation des règlements, envoi) ;
- Calcul des cotisations, établissement des appels à cotisation, suivi et relance ;
- Suivi de la trésorerie ;
- Gestion des paiements reçus ;
- Relations au quotidien avec l'expert-comptable et avec le Commissaire aux Comptes, transmission des documents pour les clôtures de compte ;
- Préparation du reporting financier trimestriel/mensuel à transmettre au Délégué général et au Trésorier ;
- Classement de la comptabilité (factures fournisseurs, règlements clients, factures clients, Relevés de Banque).

Ressources humaines
- Gestion des formations des employés (demandes de prise en charge, inscriptions, transmission des documents, facturation et suivi) ;
- Préparation et coordination des départs et arrivées des employés ;
- Gestion au quotidien des démarches administratives et liées aux ressources humaines (fiches de paie, déclarations URSAFF) ;
- Relations au quotidien avec le prestataire en charge de la gestion administrative des ressources humaines ;
- Coordonner les actions contribuant à « La vie de l'Entreprise » et au bien-être des salariés ;

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- Soutien à l'animation de l'équipe de

Locaux et fournisseurs
- Gestion des locaux ;
- Gestion du bon fonctionnement et de la coordination du bureau ;
- Gestion et renégociation des contrats avec les prestataires de service ;
- Gestion internet / téléphonie mobile ;
- Gestion des fournitures de bureau et du matériel (commandes, contrôle des livraisons
fournisseurs).

Administratif
- Accueil des visiteurs ;
- Prise en charge des contacts téléphoniques entrants ;
- Traitement du courrier entrant et sortant, envoi de mailings ;
- Classement/Archivage.