Gestionnaire Travaux-Maintenance H/F AP-HP

MétierAdministratif - Autres métiersType de contratTitulaire ou CDIService d'affectationDirection Investissements-Dpt Administratif et financierPrésentation du service
Le département administratif et financier, secteur travaux/maintenance technique, a pour rôle, principal, le suivi administratif et financier des crédits de classe 2 (Investissement) et classe 6 (Exploitation) pour les opérations de travaux et de maintenance technique ainsi que pour le plan courant (y compris budgets délégués DMU).

1 Attaché Administratif Responsable du Secteur TRAVAUX

1 ACH Adjoint à l'Attaché d'Administration Hospitalière

1 ACH référent marchés publics

1 ACH référente immobilisations et certification des comptes (travaux et équipements)

10 Gestionnaires Travaux répartis sur deux sites Cochin et Necker (poste à pourvoir à Necker)

Les adjoints des Cadres Hospitaliers du pôle travaux du département Gestion Administrative, adjoints de l'AAH

L'Attachée d'Administration Hospitalière (AAH), responsable du pôle travaux du département Gestion Administrative

Ses collègues administratifs, logistiques et techniques de la Direction des investissements

Les Ingénieurs travaux et maintenance

Les Cadres des services médicaux et médicotechniques

La Cellule des marchés

La Direction des Finances

Le Service Facturier

Les maitrises d'oeuvre extérieures et les entreprises extérieures

Vos missions
Les commandes et gestion des factures pourront concerner n'importe lequel des sites du Groupe. La montée en compétences se fera de manière graduelle, mission par mission.

Le Gestionnaire a en gestion les opérations travaux qui relèvent d'opérations identifiées, d'opérations identifiées techniques/techniques de sûreté ou d'opérations travaux d'envergure réalisées sur le plan courant sur les logiciels CHORUS Pro Travaux et NSI GESTION-SAP.

La cellule des marchés notifie les marchés et les avenants sur la base des documents préparés par le gestionnaire en collaboration avec les ingénieurs

Elaboration des bons de commande après vérification des crédits disponibles

Suivi des ordres de service de plannings

Gestion des acomptes travaux mensuels et des factures de prestations intellectuelles

Elaboration des décisions de poursuivre et des avenants de travaux supplémentaires

Réalisation des certificats de fin de mission pour les prestations intellectuelles et certificat de fin de travaux

Gestion des mains levées de caution bancaire, des garanties à première demande, de l'avance forfaitaire

Gestion des sous-traitants

Règlement des décomptes généraux définitifs

Etablissement des règlements définitifs des dépenses

Libération des retenues de garantie

Mise en service des immobilisations

Communication avec les entreprises

Participation aux bilans financiers en collaboration avec les ingénieurs

Traitement des rejets de paiement par le Service Facturier

Gestion des litiges avec les fournisseurs

Classement et archivage des étapes de l'opération

Le Gestionnaire est chargé, en collaboration avec l'ensemble de ses collègues, de gérer les commandes de travaux (classes 2 et 6) depuis l'ordre de service ou la Demande d'Achat transmis par le technicien, de faire certifier les services faits, d'assurer la demande de mise en paiement de la facture par le Service Facturier sur le logiciel institutionnel NSI GESTION-SAP

Notification des marchés par la cellule des marchés

Préparation des documents pour la cellule des marchés en cas d'avenant

Suivi des seuils de consommation des marchés

Saisie et suivi des bons de commandes dans SAP dans le respect des comptes budgétaires et des crédits alloués,

Contrôle et saisie des services faits

Envoi et suivi des divers documents comptables aux

Envoi des factures au réviseur le cas échéant

Gestion des litiges avec les fournisseurs

Respect des délais de traitement des factures,

Traitement des rejets de factures par le Service Facturier

Classement et archivages des commandes et factures liées aux marchés d'entretien.

Gestion de la clôture d'exercice et de son suivi avec les tableaux de bord mis à place

Les missions sont identiques à celles des marchés d'entretien avec en sus :

Suivi des contrats de maintenance

Lancement des parts forfaitaires sur l'exercice

Exécution des parts à commande

Gestion de la clôture d'exercice avec juste rattachement des charges à l'exercice

Profil recherché
Maitrise de l'outil informatique : SAP et bureautique (Word, Excel...)
Notions du code des marchés publics
Grands principes de la comptabilité publique et distinction des règles comptables et budgétaires qui régissent les dépenses d'exploitation et d'investissement
Connaissance des procédures de la Fonction Publique et des circuits locaux/centraux
Connaissance du rôle des interlocuteurs : service facturier, Contrôle Financier, Fournisseurs, Direction des Finances

Capacité d'organisation, de maitrise du temps et d'archivage des dossiers
Attitude constructive et esprit d'initiative dans un contexte d'évolution d'organisation
Qualités relationnelles, rédactionnelles et aptitudes à l'organisation du travail en équipe
Méthode : Rigueur et implication dans les missions confiées
Assiduité et ponctualité

Expérience sur un poste similaire souhaitée : gestion administrative des dépenses
Schéma horaireJourTemps de travail7h30Horaires de travailAmplitude 8h00 - 17h50 du lundi au vendrediTélétravailOuiVos avantages à l'AP-HP
Remboursement transport à hauteur de 75%

Description de l'hôpitalSitué à Paris (15è arrondissement), l'hôpital Necker est le premier hôpital pédiatrique au monde. Il propose l'ensemble des spécialités médicales et chirurgicales pédiatriques. Doté d'une maternité de type 3, Necker possède également un service adulte spécialisé (néphrologie, transplantation rénales, hématologie, maladies infectieuses). Le site comprend, par ailleurs, 52 centres de référence maladies rares, 45 centres de compétences et 5 filières de santé maladies rares. Référence de l'offre2025-18927