Sgcd92 Chargé de la Coordination du Courrier et de sa Gestion Numérique. H/F

Préfecture des Hauts de Seine

Groupe RIFSEEP: 2
Vos activités principales:
En tant qu'agent du service courrier et dématérialisation, vous participez activement à la modernisation du traitement du courrier, en mettant l'accent sur la dématérialisation et l'optimisation des flux entrants et sortants. Vous serez un acteur clé de la transition numérique en transformant les processus traditionnels en flux numérique.

A ce titre vos missions consistent à:

- Participer à la mise en place d'outils numériques pour optimiser les processus du service courrier.
- Gérer des flux d'emails : réception, distribution et suivi.
- Contribuer à l'administration de la messagerie de commandement (RESCOM) pour assurer la fluidité des communications sécurisées.

- Assurer le traitement du courrier entrant : réception, tri, ouverture et ventilation quotidienne pour le Centre Administratif Départemental (CAD).
- Gérer les envois de courrier sortant : affranchissement et expédition dans le respect des délais.
- Manipuler avec la plus grande discrétion le courrier réservé et les recommandés.
- Établir des statistiques et des rapports d'activité pour évaluer l'impact et l'efficacité des initiatives de dématérialisation.

- Former et accompagner les nouveaux collaborateurs à travers un mentorat actif.
- Favoriser le partage des connaissances au sein de l'équipe pour une montée en compétence collective sur les nouveaux outils et procédures.

Votre environnement professionnel:

Activités du service

Le Secrétariat Général Commun Départemental (SGCD) des Hauts-de-Seine compte environ 100 agents. Il est organisé en 5 pôles - finances, ressources humaines, relation usagers, logistique et numérique - et une mission performance et qualité, rattachée au directeur.
Le pôle Relation usagers du SGCD, encadré par un responsable et son adjoint, fournit aux services de la préfecture, de la DDPP et plus largement aux services présents au sein centre administratif départemental (CAD) un support en matière:
- d'information des usagers notamment via le site internet des Services de l'État dans le Département,
- d'accueil physique et téléphonique des usagers,
- de gestion du courrier et des courriels émanant des usagers (SVE),
- de suivi de la relation aux usagers,
- de production et de diffusion d'indicateurs sur la qualité de la relation usagers et la satisfaction usagers.

Composition et effectifs du service

La mission Information et suivi de la relation usager est composéecomme suit:
- un chef de mission de catégorie A
- un chargé de mission de catégorie A
- 4 agents chargés du courrier de catégorie C
Liaisons hiérarchiques

Le responsable du pôle relation usagers, le responsable de la mission information et suivi de la relation usager.

Liaisons fonctionnelles
L'ensemble des agents de la préfecture et des sous-préfectures, le personnel du CAD, les directeurs, le corps préfectoral et prestataires externes.