Secrétaire Cellule de Recrutement - Cellule de Suppléance H/F

Hôpital Lariboisière - Fernand-Widal

Missions Générales
Gérer les demandes de remplacements, sous la responsabilité du cadre.
Gérer les différents recrutements, sous la responsabilité du cadre supérieur.
Participer au suivi de l'activité de la cellule de suppléance.
Tenir jour les différents tableaux de bords inhérents au processus de recrutement et de la suppléance.
Assurer la continuité sur les différents postes (suppléance, recrutement) en cas d'absence.
Participer aux réunions d'équipe de la suppléance, recrutement et de secrétariat.

Missions Permanentes
Cellule de recrutement: Gestion et suivi des dossiers de recrutement.
Procéder aux recrutements de tous les personnels non médicaux, à l'exception des administratifs.
Réceptionner les candidatures et assurer le suivi jusqu'à leur recrutement.
Orienter les CV, en collaboration avec le CSS en charge du recrutement.
Récupérer les dossiers en vue du recrutement.
Constituer le dossier administratif ou transférer à la cellule centralisée en fonction du protocole définit.
Accueil téléphonique et physique des agents dans le cadre d'un recrutement. Mettre à jour des offres d'emploi sur TALENTSOFT.
Préparer les forums de recrutement.
· Faire le lien avec la DRH, les gestionnaires et la cellule de recrutement centralisée.
Mettre à jour les différents tableaux de suivi de l'activité: perspective de recrutement, suivi des recrutements, tableau des flux, suivi des candidatures.
Assurer le suivi des Promotions Professionnels (PP) en lien avec la formation continue, le gestionnaire et le directeur des soins:
- Recensement des départs en formation, mise à jour du tableau de suiviPP
- Suivi et positionnement des mises à disposition et des attributions de congés pendant la période estivale, sous la responsabilité du cadre supérieur.
Cellule de suppléance: Gestion et suivi des demandes de remplacements
Réaliser l'accueil téléphonique.
Réaliser l'accueil physique des cadres des services et agents de la suppléance.
Gérer et suivre des demandes de remplacements par voies de mails et téléphoniques.
Logiciel ARTEMIHS:
- Planifier et lancer les missions de remplacement de l'équipe de suppléance,
- Lancer les missions HS et intérim en fonction du protocole définit,
- Planifier des «missions longues», vacataires,
- Créer, valider, annuler des missions.
Gérer les demandes de remplacement ponctuelles en cas d'arrêt en collaboration avec le cadre.
Utiliser le logiciel Gestime pour l'équipe de la suppléance.
Participer à la réunion de préparation de WE, et tenir les tableaux à jour.
Réaliser l'extraction journalière de la base de données (procédure sauvegarde).
Statistiques / En collaboration avec l'encadrement, tenir à jour les différents tableaux de bords de la direction des soins et de la suppléance.
Mettre à jour des tableaux de suivi des annulations et tableau des dysfonctionnements.
Missions ponctuelles : réalisation des cartes professionnelles