Assistant Administrative - Commune de Saint Jean en Royans H/F

Communes

L'assistant(e) facilite le bon fonctionnement de la mairie au travers du recueil et du traitement d'informations de différentes natures. Il assure une activité de soutien général grâce au suivi et à la gestion des dossiers, dans le respect des procédures mises en place. Il sera positionné auprès de la Direction des Services pour assurer un appui quotidien et optimiser l'organisation du travail, la gestion du temps, la constitution des dossiers, la communication avec les parties prenantes et l'ensemble des processus administratifs et techniques.

Missions confiées
- Gérer l'agenda de la Direction, planifier, organiser et suivre les rendez-vous.
- Rappeler des informations importantes et transmettre les messages.
- Etablir une relation de confiance avec la DGS et les élus.
- Interface avec les services ou les élus.
- Centraliser et diffuser l'information en interne, transmettre les documents dans les délais.
- Préparer les dossiers des instances et des réunions, en interne comme en externe.
- Rechercher et ordonnancer les informations auprès des services, assurer la gestion des priorités, alerter et agir pour le respect des échéances
- Intervenir en appui sur les dossiers des projets.
- Utiliser et maîtriser l'outil informatique (suite des logiciels Office, internet) afin de rédiger les différents documents : comptes rendus, rapports, e-mails.
- Être force de proposition sur la modernisation des process et dématérialisation
- Rédiger différents actes administratifs et suivi règlementaire.
- Rédiger des courriers du Maire et de la Direction des Services.
- Organiser, classer et archiver les documents de la Direction des services.
- Mettre en place du matériel pour les séances et réunions.
- Communiquer les informations sur les supports de diffusion.
- Participer aux activités indispensables de la Mairie pendant les périodes d'absence des collègues.
- Garantir la confidentialité.