Agent de Gestion Administrative - Commune de Saint Leu H/F

Communes

Placée sous l'autorité et le contrôle du responsable du service funéraire, l'agente assure la gestion des tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement du service.
Elle peut être amenée à contribuer à l'accueil du public ainsi qu'à l'appui administratif des agents

ACTIVITES PRINCIPALES
Accueil physique et téléphonique du service : Réception des appels, prise de messages, orientation des usagers du service vers les agents SAAFE et/ou le responsable, primo renseignements, filtrage des appels pour le responsable Tenue de l'agenda du responsable du service
Gestion des courriers entrants et sortants du service
Réalisation de divers travaux de bureautique : rédaction, mise en forme et mise au parapheur des actes et autres documents produits suivant l'activité du service (courriers, notes, comptes-rendus, avis de somme à payer, arrêtés, .
Suivi des dossiers du service, (enregistrement, classement et archivage numérique et physique)
Tenue et mise à jour des registres physiques et numériques (inhumations, concessions, dispersion de cendres, ...)
Tenue et mise à jour des tableaux de suivi d'activité (colis funéraire, gerbes mortuaires, concessions, redevance fossoyage ...)
Transmission mensuelle des éléments financiers à la Direction des Finances et du tableau d'activité à la DGA
Collaboration avec les conseillers funéraires pour le contrôle des pièces des dossiers d'instruction de l'ensemble des demandes des usagers et
Veille attentive au respect et à l'application de la procédure administrative en vigueur (guide de procédure du service)
Participation à l'organisation logistique des réunions (réservation, invitations, )
Gestion des demandes de matériel et EPI en collaboration avec les responsables des équipes du cimetière (remontée des besoins, commandes, remises Relai des dysfonctionnements au responsable de service
Enregistrement et suivi des congés et absences des agents du service Gestion des parapheurs du service
ACTIVITES SPECFIQUES
Accueil physique des familles et usagers du service, en l'absence des agents SAAFE et du Responsable
Contribution à la mise à jour du logiciel métier