Assistante Administrative H/F

CONTEXTE :
Au sein d'une agence de la taille d'une P.M.E, le secrétariat est le point commun à tous les services. De son bon fonctionnement dépend la bonne marche de l'agence. Il participe également en grande partie à l'image perçue par l'extérieur.

ACTIVITÉS PRINCIPALES :
SECRETARIAT
-Accueil
-Standard téléphonique
-Frappe des courriers, devis, etc.
-Dépouillement et expédition courrier
-Enregistrements, classement et archivage courriers
-Classement documents juridiques
-Archivage dossiers Travaux et Face Service Expert
-Préparation des dossiers d'appel d'offre
-Ouverture des commandes
-Rédaction des rapports d'intervention

RELATIONS DIVERSES

En contact :
-avec l'extérieur :
- clients
- sous-traitants
- organismes officiels
-avec les collaborateurs de l'Agence et l'ensemble du personnel
-avec le Siège social

COMPTABILITE CLIENTS
-selon les procédures internes et les dates contractuelles, et après collecte des informations, établit :
-les factures,
-les situations
-les mémoires de travaux DGD

COMPTABILITE FOURNISSEURS
-Consultation et vérification des factures sur Zeendoc
-Dépose les factures aux conducteurs de travaux pour validation

DIVERS
-gère les dossiers sinistres
-participe à l'organisation RSE de la structure

RELATIONS DIVERSES
-interne : avec l'ensemble des services