Assistant Administratif H/F Synergie

Notre client, acteur incontournable de la cosmétique de luxe, recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) F/H pour rejoindre une aventure aussi élégante qu'exigeante !

?? Vos missions principales
1. Gestion des devis

Rédaction des devis à partir d'une grille tarifaire prédéfinie,

Envoi et suivi des devis auprès des clients, dans un souci de réactivité et de qualité de service.

2. Suivi des factures prestataires

Réception, classement et administration des factures des intervenants sur le serveur,

Attribution des numéros de factures aux interventions correspondantes,

Vérification de la conformité des factures selon la grille tarifaire,

Contrôle des factures de stockage en lien avec les tableaux de stocks mensuels (palettes, volumes, etc.).

3. Gestion des stocks prestataires

Préparation et envoi des états de stocks (mobilier neuf et d'occasion) pour validation par les intervenants,

Mise à jour et gestion informatique des stocks sur le site,

Suivi rigoureux pour garantir la cohérence entre les données et le terrain.

4. Administration du site et des opérations

Contrôle des fiches d'intervention et relecture des comptes rendus avant validation,

Vérification de l'association correcte des stocks aux interventions,

Intégration des planogrammes et documents de marque à chaque lancement de projet.

5. Suivi administratif et organisation interne

Gestion et suivi des dossiers administratifs (de la réception à la clôture),

Classement et archivage des documents,

Création d'outils internes pour améliorer l'organisation (agendas, tableaux de suivi, fiches pratiques...).

6. Gestion des destructions

Pilotage des ordres de destruction auprès des intervenants,

Émission et transmission des certificats de destruction aux marques.

7. Participation aux préparations opérationnelles

En appui à l'équipe atelier en période de forte activité :
participation aux préparations merchandising, manipulations de produits, platines visuelles, etc.
(aucune manutention lourde - activité ponctuelle et variée)