Assistant d'Accueil et Secrétariat - Résidence Universitaire de Gallia H/F

Service Public

Accueil

Accueil physique, téléphonique et numérique des usagers (résidents, entreprises, partenaires)
Traitement des demandes, orientation, filtrage, transmission
Gestion du courrier et des colis
Suivi des entreprises intervenantes (clés, avis de passage, etc.)
Diffusion des supports de communication aux usagers
Relais avec les personnels d'entretien et de maintenance
Contact avec l'astreinte technique (matin/soir)
Gestion SSI

Secrétariat & Gestion locative

Accueil administratif des résidents (remise des clés, rendez-vous état des lieux)
Suivi des départs (vérification comptable, états des lieux)
Mise à jour des plannings (nettoyage, travaux, occupation)
Gestion des clés et matériel à destination des usagers
Rédaction de courriers, factures, saisie d'informations
Traitement de la messagerie des résidences

Courts séjours

Gestion des réservations (devis, vérification du statut, etc)
Accueil (remise des clés, encaissement etc)
Départs (vérification comptable, transmission à la gouvernante)

Relation avec la direction & coordination interservices

Transmission des demandes de travaux et réparations
Coordination avec les services administratifs
Conseil auprès de la Direction (achats, procédures, travaux...)

Mandataire/régie

Enregistrement comptable des redevances / demandes de remboursement en lien avec le Régisseur.
Facturation des loyers
Saisie des encaissements
Suivi comptable
Lien régie
Suivi relance remboursements

Dispositions communes relatives à la continuité et aux nécessités de service public

Dans le cadre de ses missions et lorsque la continuité du service est engagée, l'agent peut être appelé dans la prolongation cohérente de ses activités principales à se voir confier toute autre tâche d'accueil ou administrative.

Dans les cas particuliers de sous-service, ou dans les cas exceptionnels (notamment urgence et remplacement) à exercer des activités relevant du même emploi-type de qualification comparable et sous réserve des aptitudes, des compétences et de formation requise par celui-ci.

Lorsque les fonctions temporairement occupées le justifient, un complément indemnitaire égal à la différence de rémunération de celles-ci avec celles ordinairement occupées par l'agent lui est versé au prorata temporis.

Poste à temps plein / Horaires : 6h45-14h15 ou 14h15-20h45 ou 8h-12h/13h-16h avec quelques services à assurer les week-ends/jours fériés selon nécessité de service.