Secrétaire - Assistant du Secrétaire Général de la Grande Chancellerie de la Légion d'Honneur H/F

GCLH - Grande Chancellerie de la Légion d'Honneur

Le poste est localisé au siège de l'institution, 1 rue de Solférino - 75007 Paris.

Le titulaire du poste assure les fonctions de secrétariat particulier et d'assistance au secrétaire général. A ce titre, il gère notamment :

- L'accueil téléphonique et physique, l'organisation de déplacements en lien avec les chauffeurs;

- La gestion et suivi du courrier postal, de la boîte électronique fonctionnelle;

- La tenue de l'agenda et l'organisation des différentes réunions et rencontres à l'initiative du secrétaire général, y compris la mise en service de la visioconférence;

- La mise en forme des courriers, la constitution des dossiers et le classement des archives;

- La rédaction de lettres simples, de notes et de convocations, de comptes rendus de réunions;

- L'utilisation de la plateforme «Télérecours», outil de gestion des télé-procédures contentieuses;

- Le secrétariat (convocation et rédaction des procès-verbaux) des instances du dialogue social (CSA et FSS-T);

- La gestion des ordres de missions permanents et ponctuels pour les 3 sites.

Des missions ponctuelles de renfort sont prévues:

- Avec le secrétariat du grand chancelier dans le cadre d'organisation de certaines cérémonies;

- Avec la secrétaire générale adjointe pour des actions internes (journée de cohésion, moments de convivialité, ...);

- Avec le chef de cabinet pour le traitement de dossiers d'initiative citoyenne;

- Avec le service mécénat pour le suivi administratif des conventions et de certains évènements;

- Avec le pôle logistique pour le suivi du de certains marchés.

Enfin, une coordination entre les secrétariats du grand chancelier, du secrétaire général et de la secrétaires générale adjointe est attendue.